Zapri

Miti in resnice o eRačunih

 

Elektronski računi oziroma eRačuni so po zaslugi obveznega pošiljanja proračunskim uporabnikom med najbolj poznanimi elektronskimi dokumenti v Sloveniji. 
Poslovni subjekti lahko uporabo eRačunov začnejo dejansko takoj in večinoma brez dodatnih stroškov. Skoraj vse namenske programske rešitve za računovodstvo (npr. ERP rešitve), ki jih poslovni subjekti že uporabljajo, imajo podporo za eRačune že vgrajeno, večina rešitev pa ima tudi integracijo s ponudniki e-poti, kar omogoča izmenjavo eRačunov brez posredovanja uporabnika.

 Zbornica računovodskih servisov je v sodelovanju z ZZI d.o.o. pripravila nekaj neresnic o eRačunih in odgovore nanje.

6 mitov in resnic o eRačunih:

Mit #1: eRačuni nimajo velike koristi v računovodstvu.
eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva. Več ...

Mit #2: eRačuni so predragi in jih je težko uvesti.
Z uporabo eRačunov lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov (do 80 %). Več ...

Mit #3: eRačuni so primerni le za velika podjetja.
Uporaba eRačunov je ustrezna za podjetja vseh velikosti. Več ...

Mit #4: Račun v PDF obliki je eRačun.
Ni res. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja. Več ...

Mit #5: eRačunov ni smiselno arhivirati.
Slovenska zakonodaja določa, da je račune treba hraniti v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Več ...

Mit #6: Vzpostavitev eRačunov zahteva posebno tehnično znanje.
Razvoj tehnologij in rešitev je uporabnikom olajšal prehod na e-poslovanje, ki se ga lahko vklopi v nekaj minutah brez večje računalniške pismenosti. Več ...


Če se vam porajajo kakršnakoli vprašanja glede eRačunov, nam pišite na zrs@gzs.si in z veseljem bomo pomagali razrešiti vaše dileme. 

Če razmišljate o članstvu v ZRS, vas vabimo, da izpolnite pristopno izjavo in se nam pridružite.
Preberite si naš letak, kjer je navedenih 9 razlogov, zakaj postati član ZRS: Letak 9 razlogov, zakaj postati član ZRS (pdf) >>

 

Želim postati član ZRS

 

 

eRačuni nimajo velike koristi v računovodstvu.

eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva.

Več:
eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva – omogočajo avtomatizacijo postopkov za nadaljnjo obdelavo teh dokumentov. Olajšajo komunikacijo in izmenjavo dokumentov med podjetji in računovodji. Tako računovodjem, kot tudi uporabnikom storitev v oblaku omogočajo delo kjer koli in kadar koli, zato lahko delamo in dostopamo do vseh podatkov in dokumentov in imamo takojšnji pregled nad poslovanjem. Ob upoštevanju varnostnih ukrepov je možnost izgube dokumentov majhna.

Enostaven uvoz eDokumentov v oblačno platformo računovodskim servisom omogoči tudi lažje sodelovanje s strankami, ki uporabljajo druge programske rešitve, na primer tudi take, ki so povsem prilagojene njihovi dejavnosti. Izboljša se optimizacija poslovanja:
• elektronska izmenjava podatkov odpravi podvajanja dela,
• zmanjšajo se možnosti nastanka dodatnih napak pri ročnih vnosih, ker ni dvojnega vnosa podatkov in dokumentov,
• računovodske storitve so lahko opravljene hitreje, učinkoviteje, bolj natančno in brez tipkarskih napak.

S tem načinom se optimizira delo do te mere, da podjetniki in računovodje sočasno uporabljajo program, kar zniža ceno računovodskih storitev. Stroški pisarniškega materiala so zanemarljivi, več sredstev se lahko nameni posodabljanju računalniške opreme.

Ko potegnemo črto, je denarni prihranek računovodstva v oblaku predvsem na strani stranke, za ponudnike računovodskih storitev pa se to kaže v prihrankih časa, večji praktičnosti in produktivnosti dela.

Prihranite čas in stroške. Skenirane dokumente enostavno vložite v oblak in s tem dostava dokumentacije računovodji v papirni obliki več ne bo potrebna. Poročanje poslovodstvu o poslovanju podjetja bo bolj interaktivno, poslovodstvo pa bo lahko sprejemalo hitrejše in boljše odločitve za poslovanje svojega podjetja.


eRačuni so predragi in jih je težko uvesti.

Z uporabo eRačunov lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov (do 80 %).

Več:
eRačuni so tudi vir priložnosti za mala in srednje velika podjetja. Veliko ljudi meni, da je uvedba eRačunov zelo draga. Vendar temu ni tako, še posebej, ker se večina od nas ne zaveda, koliko nas stanejo naši trenutni postopki kreiranja in pošiljanja eRačunov. Težko je oceniti, če upoštevate vse neposredne, posredne in skrite stroške. Številna podjetja mislijo, da so eRačuni draga in zapletena tehnologija za implementacijo.

Ekosistem bizBox predstavlja integrirano točko ePoslovanja za več kot 50 poslovnih sistemov (ERP in DMS sistemi), ki jih uporablja več kot 90 % vseh slovenskih podjetij. Z uporabo eRačunov na pošiljanju in prejemu, lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov do 80 % z zmanjšanjem števila človeških napak, izkoreninjenjem ročnega vnosa podatkov, pospeševanjem plačilnih ciklov in zagotavljanjem skladnosti; vse to pa hkrati varuje okolje z odpravo staromodne obdelave papirnatih računov.

Ne glede na to, ali vam dobavitelji pošiljajo svoje račune prek e-poštnih priponk PDF in Word datotek, papirja ali faksa, boste z uporabo eRačunov samodejno dostavili strukturirane podatke s 100-odstotno natančnostjo, samodejno uvožene v vaš ERP ali sistem za finance in računovodstvo, kar vam bo omogočilo, da boste od prvega dne dalje poslovali brez papirja in brez dotika. Ne samo, da boste prihranili čas, olajšali boste tudi sledenje prilivov in odlivov denarja. Obstajajo določeni stroški implementacije in zaračunavanja mesečnih stroškov za eRačune. Glede na doseženo učinkovitost izdajanje eRačunov zmanjša neto stroške. Prihranjeni čas se lahko uporabi za več dejavnosti z dodano vrednostjo, kot je prodaja ali finančna analiza. Pravzaprav lahko v mnogih primerih, če je na voljo preprosto orodje za poročanje, začnete uporabljati eRačune v nekaj minutah!

Res je, da so bili projekti uvedbe elektronskega fakturiranja včasih zapleteni in dragi, vendar danes ni več tako. Ravno nasprotno: eRačuni postajajo bolj naravni od papirnih računov. Programska oprema za fakturiranje postopoma integrira elektronsko fakturiranje v svoje osnovne funkcije. Prodaja programske opreme za izdajanje računov brez eRačunov je vedno bolj enaka prodaji avtomobila brez servo volana.: nepredstavljivo.


eRačuni so primerni le za velika podjetja.

Uporaba eRačunov je ustrezna za podjetja vseh velikosti.

Več:
Pred leti, ko se je eRačun pojavil, to ni bila rešitev, ki bi jo lahko sprejela podjetja vseh velikosti. V preteklosti so se za izdajanje eRačunov odločala podjetja z večjim številom izdanih računov, predvsem pa se je uporaba povečala z uvedbo ePoslovanja v oskrbovalnih verigah v industriji in trgovini.

To dojemanje se je ohranilo še do danes, ko ljudje še vedno mislijo, da je eRačun samo za velika (trgovska) podjetja. Vendar pa so današnje tehnologije in rešitve zelo različne, zaradi česar je eRačune enostavno in stroškovno učinkovito implementirati, zato so primerni za podjetja vseh velikosti.

Učinkovitejša obdelava računov omogoča prihranek časa, minimizira napake in zagotavlja boljši nadzor nad stroški za vse izdajatelje in prejemnike eRačunov.


Račun v PDF obliki je eRačun.

Ni res. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.

Več:
Ko se omenja eRačun, veliko ljudi domneva, da pošiljanje računov kot priponka v PDF obliki po e-pošti predstavlja eFakturiranje, vendar to ni res. Postavite si vprašanje, kaj je mogoče storiti z računi, ki jih prejmete po e-pošti kot priponko v PDF-ju. Nekatera podjetja dokumente v PDF-ju natisnejo in jih ročno obdelajo, kot da bi jih v papirni obliki prejeli po pošti. Drugi pošljejo PDF dokumente v sisteme za skeniranje, ki ne morejo zagotoviti 100-odstotne natančnosti, čas in trud pa se porabita za ročno pregledovanje optično prebranih slik.

PDF računi, poslani po elektronski pošti, niso pravi elektronski računi. Podatke iz PDF računov morate ročno vnesti oziroma prepisati v poslovno programsko opremo. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.

Celotni postopek preprosto nadomesti poštno storitev z elektronsko dostavo: e-pošto. Seveda e-pošta prihrani dan ali dva pri pošti, strošek žiga in čas, ki je potreben za objavo dokumenta. Lahko celo potrdi prejem računa, tako da ni več izgovorov, da bi se račun izgubil po pošti. Omenjeni postopek je le elektronska dostava starega papirnatega računa, ki ob nekaterih prednosti dostave vašemu podjetju ali vašim strankam pravzaprav ne ponuja veliko. Še vedno morajo razložiti račun, ugotoviti, ali ga je mogoče plačati in nato sprožiti plačilo; proces, ki zahteva čas in je lahko nagnjen k napakam.

 

eRačunov ni smiselno arhivirati.

Slovenska zakonodaja določa, da je račune treba hraniti v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago.

Več:
Račune je treba hraniti v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Večino računov in tudi že celo vrsto dokumentov lahko shranjujemo v elektronski obliki. Če jih v e-obliki ne dobimo, jih lahko od dobaviteljev zahtevamo. Če to ni mogoče, si še vedno lahko pomagamo s skeniranjem.

Katere dokumente moramo hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za kakšne vrste dokumentov gre. Nekatere smo zakonsko dolžni hraniti, saj jih moramo ob zahtevi državnega organa predložiti v pregled. Nekatere moramo hraniti v lastno dobro, saj se tako izognemo zahtevi po dvakratnem plačilu iste terjatve, če denimo izdajatelj računa trdi, da smo ga že plačali, ker ga sam v svoji evidenci ne najde. Nekateri pa so pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker so s temi različnimi rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko dober izziv za redoljubne in previdne.


Vzpostavitev eRačunov zahteva posebno tehnično znanje.

Razvoj tehnologij in rešitev je uporabnikom olajšal prehod na e-poslovanje, ki se ga lahko vklopi v nekaj minutah brez večje računalniške pismenosti.

Več:
Večina finančnih ali poslovodnih rešitev že omogoča pripravo in pošiljanje eRačunov preko ponudnikov varnih ePoti (npr. bizBox, banke, …), s čimer so omogočili svojim uporabnikom izdajanje eRačunov na njim poznan način. Račun pripravijo in knjižijo v svoji aplikaciji, ob zaključku pa namesto klik na »Natisni račun« kliknejo na »Pošlji eRačun«, za vse ostalo poskrbi ERP (programska rešitev) in ponudnik eIzmenjave.

Napredni ponudniki eIzmenjave ponujajo tudi dostope do elektronskih imenikov, kjer lahko uporabnik preveri komu lahko pošlje eRačun in od koga ga lahko prejme.

Tehnično znanje za pripravo in pošiljanje eRačunov tako ni več potrebno, saj je razvoj tehnologij in rešitev uporabnikom olajšal prehod na elektronsko poslovanje, ki se ga lahko vklopi že v nekaj minutah brez večje računalniške pismenosti.