Arhiviranje dokumentov po določilih zakona o davku na dodano vrednost

Zakon o davku na dodano vrednost (UL RS, številka 117/2006 – ZDDV-1) v 86. členu določa, da mora vsak davčni zavezanec zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam, ali njegov kupec ali naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun, ter vseh računov, ki jih je prejel.

Če se davčni zavezanec, ki ima sedež na ozemlju Slovenije odloči, da kopije računov, ki jih je izdal, in račune, ki jih je prejel, hrani zunaj ozemlja Slovenije, mora predhodno o tem obvestiti davčni organ (t.i. hramba v tujini).

Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme od davčnih zavezancev, ki imajo sedež na ozemlju Slovenije, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo.

Izjema velja za hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine in jih mora davčni zavezanec hraniti najmanj 20 let po poteku leta na katero se nanašajo. Z vidika DDV velja za nepremičnine daljši rok hrambe zato, ker se tudi popravek odbitka DDV za nepremičnine razporedi na obdobje 20 let.

Določila glede hrambe računov se nanašajo tudi na račune, ki jih davčni zavezanec prejme od:

• davčnega zavezanca, ki je oproščen obračunavanja DDV, ker v obdobju zadnjih 12 mesecev ni presegel oziroma ni verjetno, da bo presegel 25.000,00 € obdavčljivega prometa, ter
• davčnega zavezanca, ki opravlja dobave blaga in storitev v okviru osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti, če se zanjo dohodek ne ugotavlja na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov, ali dejanskih prihodkov in normiranih odhodkov in, če katastrski dohodek vseh članov kmečkega gospodinjstva za zadnje koledarsko leto ne presega 7.500,00 €.

Davčni zavezanec, ki uporablja posebno ureditev po plačani realizaciji, mora hraniti tudi dokazila o opravljenih plačilih najmanj 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

ZDDV-1 drugače ureja roke hranjenja dokumentacije kot Zakon o davčnem postopku (UL RS, številka 117/2006 – ZDavP-2), zato moramo upoštevati tisti rok, ki poteče kasneje.

Če davčni zavezanec ne hrani poslovnih knjig in druge dokumentacije v predpisanem roku, se to po določilih ZDDV-1 šteje za hujši davčni prekršek, za katerega je zagrožena globa za pravno osebo od 2.000,00 do 125.000,00 €. Z globo od 200,00 do 4.100,00 € se kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe ali odgovorna oseba samostojnega podjetnika posameznika, ki stori takšen prekršek.

Kazni v zvezi s hrambo ostalih davčnih dokumentov in evidenc pa določa ZDavP-2 in znašajo za pravno osebo, ki ne hrani dokumentacije v skladu z zakonom od 1.600,00 do 25.000,00 €. Z globo od 400,00 do 4.000,00 € pa se kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe. Sankcioniranje pa je možno tudi po drugih predpisih (npr. po določilih Zakona o prekrških, UL RS, številka 3/2007 – ZP-1-UPB4 in 17/2008 ter 21/2008).