Dobave blaga in storitev za službene potrebe diplomatskih in konzularnih predstavništev ter posebnih misij, akreditiranih v Sloveniji, razen konzularnih predstavništev, ki jih vodijo častni konzularni funkcionarji, so oproščena plačila DDV v skladu z 10. točko 31. člena Zakona o davku na dodano vrednost (UL RS, številka 21/2006 – ZDDV-UPB4). Izdani računi za blago in storitve so tako oproščeni plačila DDV kar pomeni, da se račun izda brez obračunanega DDV.
Ker gre v navedenem primeru za oproščen promet je potrebno, v skladu z drugim odstavkom 34. člena ZDDV, na računu navesti, da DDV ni bil obračunan. Natančneje je ta določba pojasnjena v prvem odstavku 78. člena Pravilnika o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost (UL RS, številka 17/2004 do 10/2006 - PZDDV), ki določa, da je potrebno na računu navesti določbo ZDDV, ki določa oprostitev.
Račun mora imeti še vedno vse obvezne elemente v skladu s 34. členom ZDDV pri čemer je potrebno navesti klavzulo »DDV ni obračunan v skladu s 1. alineo 10. točke 31. člena ZDDV«. Omenjen račun se v knjigo izdanih računov (obrazec I-RAČ) vpiše kot oproščen promet s pravico do odbitka vstopnega DDV.
Za koriščenje oprostitve (ta oprostitev ne vpliva na odbitni delež vstopnega DDV) je potrebno imeti še dodatne evidence, ki izhajajo iz Pravilnika o pogojih in načinu oprostitve dajatev za diplomatska predstavništva, konzulate ter mednarodne organizacije v skladu z mednarodnimi pogodbami, ki obvezujejo Slovenijo (UL RS številka 45/2004 - Pravilnik).
Iz določbe drugega odstavka 5. člena pravilnika izhaja, da je potrebno izdati račun z vsemi elementi po 34. členu ZDDV pri čemer je potrebno namesto identifikacijske številke za DDV naročnika oziroma kupca vpisati številko neposrednega potrdila (in klavzulo oprostitve). Če številke neposrednega potrdila ni mogoče vpisati v polje identifikacijska številka za DDV se to na računu v rubriki za identifikacijske številke za DDV označi, samo številko neposrednega potrdila pa čitljivo vpiše na drugem mestu na računu.
Nadalje je pomembna še določba sedmega odstavka 9. člena pravilnika, iz katere izhaja, da je potrebno voditi še posebno evidenco (lahko je to v tabelarični obliki, saj je predpisana samo vsebina ne pa oblika) o tem prometu iz katere mora biti razvidno:
-
podatki, ki omogočajo identifikacijo upravičenca do oprostitve,
-
številka neposrednega potrdila,
-
številka in datum računa,
-
vrsta, količina in vrednost blaga ali storitev in
-
znesek oproščenih dobav.
Opisana oprostitev plačila DDV je možna, če upravičenec predloži dobavitelju blaga ali storitev potrdilo o neposredni oprostitvi. Upravičenec oz. konzularno predstavništvo mora zaprositi Ministrstvo pristojno za zunanje zadeve za izdajo potrdila. Ministrstvo izda potrdilo na obrazcu »Osnovno potrdilo za oprostitev davka na dodano vrednost oziroma trošarine«. Na osnovi tega potrdila izda Davčni urad Ljubljana potrdilo za neposredno oprostitev davka na dodano vrednost.
Ko dobavitelj torej prejme od konzularnega predstavništva potrdilo o neposredni oprostitvi, izdanega s strani Davčnega urada Ljubljana, lahko dobavitelj izda račun brez obračunanega DDV.