Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, je po objavi dopolnitev področja evidenc o izrabi delovnega časa z Zakonom o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), objavilo tudi naknadna uradna pojasnila, ki so Vam neposredno dosegljiva na povezavi: https://www.gov.si/assets/ministrstva/MDDSZ/Delovna-razmerja/Novosti-glede-belezenja-izrabe-delovnega-casa-na-podlagi-novele-ZEPDSV-A-15-v2.11.2023-cistopis.docx
Novela predpisa se je pričela v polnem obsegu uporabljati z dnem 20.11.2023, kar pomeni da je potrebno evidence uskladiti z Novelo.
Pri tem izpostavljamo povzetek glavnih novosti:
1. Evidenco o izrabi delovnega časa je obvezno voditi za vse zaposlene osebe, za vse osebe, ki so pri delodajalcu na usposabljanju (npr. študenti,…) ter za vse osebe, ki delo opravljajo na drugi pravni podlagi (npr. avtorska pogodba, podjemna pogodba,…) pod pogojem, da oseba delo opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pa pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
2. Dopolnjuje se obseg podatkov, ki se morajo vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa:
3. Nova obveznost na strani delodajalca je pisna obvestitev delavca o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, do konca dne, ki je določen kot dan za nakazilo plače. Delavcu mora delodajalec omogočiti, da se lahko seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. V kolikor se evidenco že sedaj vodi v sistemu informatizirane oblike, je obveznost delodajalca izpolnjena s tem, da delavcu z geslom omogoči dostop do evidence delovnega časa. Obenem delavec sistem uporablja tudi za oddajo vlog in pregled beleženja delovnega časa, upravičenih odsotnosti, letnega dopusta in salda ur.
4. Novost je tudi obveznost delodajalca, da na sedežu oziroma kraju opravljanja dela hrani evidenco o izrabi delovnega časa in vso dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco. Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da je ni dopustno uničiti. V primeru prenehanja delovanja delodajalca jo je potrebno odstopiti Arhivu Republike Slovenije.
5. Določena je obveznost elektronskega vodenja evidenc, če je bila delodajalcu pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa po ZDR-1 (Zakonu o delovnih razmerjih) ali zaradi (ne)vodenja evidenc po ZEPDSV-A. V takem primeru mora delodajalec voditi elektronsko evidenco o izrabi delovnega časa dve leti (5. člen ZEPDSV-A).
6. Določene so spremembe glede prekrškov v zvezi z vodenjem evidenc ter nova določba glede prekrškov v zvezi z elektronskim načinom vodenja evidenc o izrabi delovnega časa (6. in 7. člen ZEPDSV-A).
Pri uskladitvi vodenja evidenc, je potrebno med drugim paziti tudi na:
Vir (Pravna služba GZS)