Standard degli esecutori di servizi contabili

1 Introduzione

Lo standard è valido per gli esecutori di servizi contabili e/o per gli studi commercialisti (in seguito denominati esecutori).

L’esecutore è responsabile dell’esecuzione dei servizi in conformità con gli standard e i principi contabili, le diposizioni legislative, la buona prassi raccomandata dall’Ordine degli studi commercialisti presso la Camera di commercio della Slovenia (in seguito denominato OSC) e il contratto con il committente. L'esecutore non può trasferire tale responsabilità su un altro esecutore. L'esecutore nello svolgimento della propria attività deve rispettare anche i principi etici generali definiti nel Codice dei membri dell’Ordine degli studi commercialisti. 

Lo scopo dei principi contabili è definire le condizioni base che devono essere soddisfatte dall'esecutore nello svolgimento della propria attività. I principi definiscono le condizioni base per la qualità d'esecuzione dei servizi, per garantire le figure professionali e un ambiente di lavoro idonei e un corretto comportamento nei confronti del committente. 

L'utente dei principi contabili deve considerare il fatto che le attività contabili sono in continuo sviluppo a seguito dello sviluppo del settore professionale, della tecnologia, delle modifiche legislative e del mercato. Le soluzioni di sviluppo sono accettabili se mantengono il livello di qualità dei servizi e non sono in contraddizione con questi principi contabili.

2 Definizione dei termini 

2.1 Esecutore dei servizi contabili

L'esecutore è un soggetto commerciale che svolge i servizi contabili per i committenti e dispone di uno o più esperti contabili che rispettano i principi fondamentali della propria professione. Per l’esecuzione professionale dei servizi contabili preso l'esecutore, è responsabile il direttore tecnico dello studio commercialisti.

2.2 Committente

Committenti dei servizi sono tutti i soggetti commerciali e le persone fisiche che commissionano presso l’esecutore dei servizi a pagamento. I committenti solitamente stipulano con l'esecutore un contratto per l'esecuzione dei servizi contabili. I committenti sono direttamente responsabili di tutta la documentazione che lo studio commercialista riceve e gestisce a loro nome.

2.3 Servizi contabili

I servizi contabili sono i servizi di contabilità e altri servizi contabili. I servizi di contabilità comprendono la tenuta dei libri contabili, la contabilità previsionale, la supervisione contabile e le analisi contabili. Altri servizi contabili sono i servizi di organizzazione della contabilità e della tenuta dei libri contabili, la formazione e la consulenza contabile e altri servizi.

2.4 Contabilità

La contabilità comprende le mansioni di tenuta dei conti che vengono eseguiti nell'ambito dell'esecuzione del sistema contabile parziale operativo e informativo. Il sistema operativo contabile comprende la tenuta dei libri contabili, la preventivazione, le analisi e la supervisione contabile. Il sistema informativo contabile comprende le informazioni contabili, la conservazione e l'archiviazione dei dati contabili e delle informazioni nonché il reporting sulla supervisione contabile. 

2.5 Dati

I dati sono delle segnalazioni neutrali su un evento che non è stato ancora valutato. I dati si distinguono da un’informazione poiché in base ai dati non è possibile prendere delle decisioni gestionali. Da più dati è possibile estrarre delle informazioni. I dati contabili sono solo una parte dei dati e rappresentano un input nel sistema informativo contabile. Per l’acquisizione di informazioni nella contabilità vengono utilizzati i dati contabili e non contabili. 

2.6 Informazioni

L'informazione è una comunicazione intenzionale e finalizzata per un utente e un fine noto. L'informazione è il risultato del sistema informativo. L'informazione si viene a creare in base all’elaborazione dei dati. Per l'utente l'informazione è utile se colui che la produce sa analizzare in modo corretto i dati, l'utente comprende tale informazione e la sa utilizzare e se in esso fa scaturire una sensazione di pericolo o di opportunità. Per questo motivo per l'utente deve essere accessibile, esatta, tempestiva, completa, concisa, corretta e comprensibile.

2.7 Documentazione

La documentazione sono le scritture contabili, i libri contabili e altri registri del committente di cui dispone l'esecutore in conformità con i Principi contabili sloveni (in seguito PCS) e con i Principi contabili internazionali (in seguito IAS/IFRS).

2.8 Scritture contabili

Le scritture contabili sono portatrici di dati che l'esecutore riporta nei libri contabili, elabora e da essi estrae le informazioni contabili. Le scritture contabili originali solitamente non vengono prodotte presso l'esecutore. 

2.9 Rendiconti contabili

I rendiconti contabili sono degli elaborati finali della tenuta dei libri contabili che comprendono i dati contabili sullo stato delle cose e sui processi del passato. Si elaborano per tutto l’insieme contabile o per singole parti o singole attività (calcoli successivi degli acquisti, della produzione o delle vendite). I rendiconti contabili sono delle relazioni sintetiche, prodotte in termini di denaro ed elaborate in base ai dati contabili. I rendiconti contabili oltre a quanto detto possono comprendere anche altri dati al fine di avere una visione e fare dei raffronti più completi.

I rendiconti contabili per tutta l'impresa e per sezioni dell'impresa vengono elaborati per ogni anno contabile, per periodi intermedi e per esigenze particolari. Essi vengono prodotti quando è necessario redigere delle relazioni per i committenti.

2.10 Figure professionali

Alle dipendenze dell'esecutore lavorano esperti contabili (commercialisti e contabili) ed altre figure professionali necessarie a svolgere la propria attività (consulenti fiscali, legali, consulenti commerciali, responsabili delle risorse umane …). 

Dipendente viene considerato anche colui che svolge un’attività in qualità di imprenditore privato o di unico proprietario delle quote aziendali in una società unipersonale in cui opera nelle vesti di direttore o procuratore.

2.11 Ambiente di lavoro 

L'ambiente di lavoro costituisce degli spazi idonei, un arredamento d’ufficio funzionale e delle adeguate dotazioni di tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni di cui dispone l'esecutore. 

3 Esecuzione dei servizi

Gli esecutori di servizi contabili effettuano servizi contabili e anche altri servizi non contabili.

3.1 Servizi contabili

I servizi contabili si distinguono in servizi del sistema parziale contabile gestionale, operativo e informativo.

Nell'esecuzione dei servizi contabili l'esecutore deve collaborare con il committente. Ciò è particolarmente importante per la produzione delle informazioni destinate al committente. A questo scopo l'esecutore deve provvedere alla formazione continua del committente. Per questo motivo la formazione dei committenti per la comprensione dei sistemi contabili e soprattutto delle informazioni contabili è una parte importante dei servizi contabili. 

3.1.1 Servizi contabili del sistema di contabilità gestionale

L'esecutore nell'ambito dei servizi del sistema di contabilità gestionale pianifica, organizza e controlla i processi della contabilità e collabora alla pianificazione e all'organizzazione dell'intero sistema informativo contabile. Le decisioni in merito al sistema informativo contabile spettano al committente. Il piano e l'organizzazione della contabilità devono essere scritte nel regolamento sulla contabilità o in altri regolamenti contabili accolti dalla persona responsabile del committente.

L'esecutore pianifica e organizza la tenuta dei libri contabili, la contabilità previsionale, le analisi contabili e la supervisione contabile, la configurazione dei dati e delle informazioni nonché la conservazione e l'archiviazione delle scritture contabili, dei libri contabili, delle relazione e di altre scritture, ritenute importanti per il committente, connesse al sistema contabile. Inoltre deve pianificare e organizzare come minimo quelle parti della contabilità per cui effettua i servizi. Può anche pianificare altre sezioni della contabilità. L'esecutore è coli che regge lo sviluppo dei report interni per questo motivo deve collaborare alla pianificazione e all'organizzazione delle attività legate ai report interni che non appartengono alla contabilità. 

Per le esigenze della tenuta dei libri contabili l'esecutore deve pianificare e organizzare come minimo:

• un sistema di scritture contabili originali e dedotte, nonché il loro andamento e l’approvazione, 
• i libri contabili, i codici di decifrazione e il processo di inserimento dei dati nei libri contabili, 
• i rendiconti necessari, le date di scadenza per la loro elaborazione e le modalità di trasmissione dei rendiconti agli utenti. 

Il committente e l'esecutore concordano le date di scadenza e le modalità su come il committente consegnerà all’esecutore le scritture contabili. Le date di scadenza e le modalità devono consentire all'esecutore una sequenza tempestiva e corretta di registrazione degli eventi contabili. Le date ultime e le modalità di consegna delle scritture contabili vengono definite dall'esecutore che è responsabile delle registrazioni tempestive degli eventi contabili nei libri contabili. Nel caso in cui il committente dovesse tardare nella consegna delle scritture contabili, l'esecutore può interrompere l'esecuzione dei servizi contabili e il rapporto contrattuale. L'unica eccezione sono i casi di forza maggiore. Per un più veloce trasferimento ed elaborazione delle scritture contabili si consiglia l'utilizzo delle vie di comunicazione elettronica. Si consiglia anche di rispettare il Protocollo definito nell'allegato Contratti tipo predisposto dall’OSC.

L'esecutore deve pianificare e organizzare libri contabili in modo tale che possano soddisfare al meglio le esigenze del committente per quanto riguarda le informazioni contabili senza richiedere attività contabili aggiuntivi.

Per ogni committente viene elaborato un piano dei conti. Per le esigenze dei report interni l'esecutore in base alle esigenze del committente deve pianificare un elenco dei portatori di costo, dei centri di costo e di altri parametri. I codici di decifrazione devono essere organizzati in modo sistematico per le esigenze dei report.

L'esecutore predispone il piano e organizza l'esecuzione dei rendiconti. Il committente e l'esecutore concordano le date di scadenza per l'elaborazione dei rendiconti. L'esecutore deve rispettare gli obblighi legislativi per l'elaborazione dei rendiconti destinati ai report esterni e per le esigenze del committente relative ai report interni. L'esecutore deve pianificare i rendiconti contabili in modo tale che siano direttamente raffrontabili con la preventivazione.

Per le esigenze della contabilità previsionale l'esecutore elabora un piano di preventivazione che incorpora lo scopo della preventivazione, un piano delle informazioni necessarie per la preventivazione assieme ai tempi e alle procedure d’elaborazione. La struttura della preventivazione deve essere uguale alla struttura del rendiconto. L’esecutore in collaborazione con il committente organizza il processo di preventivazione.
L'esecutore e il committente concordano il volume delle analisi contabili. In base a ciò l'esecutore deve pianificare la preparazione, l’esecuzione e la presentazione delle analisi. Nell'ambito del piano deve armonizzare metodicamente la contabilità previsionale e i rendiconti. Quindi, deve adattare il piano delle scritture contabili al piano delle esigenze di analisi contabile. Ciò vuol dire che l’esecutore, nell'ambito della pianificazione delle registrazioni contabili e della contabilità previsionale, deve considerare sin dall'inizio le richieste relative alle analisi contabili.

L'esecutore elabora il piano e organizza la supervisione della tenuta dei libri contabili, della contabilità previsionale e delle analisi contabili.

3.1.2 Servizi contabili del sistema operativo contabile 

La contabilità viene eseguita in base alle esigenze dei report interni, del Codice dei principi contabili, del Codice dei principi di reporting interno, dei PCS, delle leggi e della normativa che in Slovenia regolano il settore contabile e se necessario in base ai IAS/IFRS.

I servizi contabili nel sistema operativo contabile si dividono in:

• tenuta dei libri contabili, 
• contabilità previsionale, 
• analisi contabili,
• e supervisioni contabili. 

Nell'ambito della tenuta dei libri contabili l’esecutore sceglie, gestisce e registra i dati, elabora i rendiconti e li presenta volta per volta o successivamente al committente.

I dati contabili possono essere raccolti solo in base alle scritture contabili corrette. 

Le scritture contabili originali vengono emesse o ricevute e confermate dal committente dei servizi contabili. Se l'esecutore constata delle differenze rispetto alle scritture pianificate oppure la violazione delle disposizioni legislative o professionali in merito alle scritture, deve richiedere al committente la loro eliminazione. Il committente dei servizi contabili deve confermare la veridicità delle scritture contabili originali. 

Si raccomanda all'esecutore di registrare le scritture contabili ricevute dal committente. Se il committente invia le scritture contabili per posta elettronica, bisogna fare in modo che siano disponibili sufficienti informazioni affinché sia possibile verificare quali scritture siano state trasmesse e quando sono state ricevute o inviate dall’esecutore. 

Ogni esecutore deve far sì che i dati siano registrati nei libri contabili nei tempi più brevi possibili dopo l'avvenimento dell’evento commerciale. Quando il committente accede da solo ai dati per le proprie esigenze di reporting, l'esecutore deve garantire i dati nei libri contabili non oltre 5 (cinque) giorni dopo la ricezione delle scritture contabili. La data ultima per la registrazione degli eventi contabili nei libri contabili è di 3 (tre) giorni prima dell’elaborazione dei rendiconti onde consentire la supervisione contabile sui dati nei libri contabili. Nel caso in cui i rendiconti non vengano redatti mensilmente, al fine di garantire la registrazione tempestiva degli eventi contabili, l'evento contabile viene registrato entro la fine del mese successivo al giorno della sua avvenuta. 

I rendiconti vengono eseguiti per le esigenze dei report esterni ed interni e per l'esecuzione di altri servizi contabili. L’esecutore deve elaborare i rendiconti necessari minimo 2 giorni prima della redazione dei report contabili ovvero nei tempi necessari affinché sia possibile eseguire la supervisione contabile sui rendiconti.

Nell'ambito della contabilità previsionale l'esecutore elabora i rendiconti previsionali e altre forme di preventivazione per le esigenze del committente. L’esecutore per l'elaborazione dela contabilità previsionale raccoglie, gestisce ed elabora i dati connessi alle categorie contabili pianificate. In questo deve rispettare sia i dati contabili che i dati sugli eventi previsti e sulle modifiche dell'ambiente contabile nonché i dati sulle decisioni gestionali pianificate dal committente. I dati sugli eventi previsti e sulle modifiche dell'ambiente contabile i dati sulle decisioni gestionali pianificate devono essere ottenuti dal committente secondo delle modalità che consentano ad esso di comprenderli e considerarli correttamente nell'elaborazione della contabilità previsionale.

L'esecutore può eseguire le analisi contabili se ha le qualifiche adatte. In base ai dati raccolti deve constatare lo stato di fatto, le modifiche, le differenze tra lo stato e/o le modifiche effettive e volute e deve definire le cause che hanno dettato le modifiche o le differenze avvenute. In base alle analisi contabili l'esecutore consegna al committente delle basi professionali per prendere delle decisioni. 

L'esecutore deve eseguire la supervisione formale e dei contenuti in cui vengono analizzate la veridicità e l'esattezza degli eventi contabili indicati, la correttezza delle registrazioni degli eventi contabili nei libri contabili, la concordanza tra lo stato indicato nei libri contabili e lo stato di fatto e via dicendo.

3.1.3 Servizi contabili del sistema informativo contabile

L'esecutore trasmette, presenta e spiega al committente le informazioni contabili che derivano dall'attività del committente. Le informazioni contabili sono destinate al committente indipendentemente dal fatto che esse vengano utilizzate da utenti interni od esterni. L’esecutore deve prestare particolarmente attenzione nel trasmettere le informazioni nell'ambito dei report interni poiché in base a tali informazioni il committente prende delle decisioni gestionali.

L'esecutore conserva le scritture contabili, i libri contabili e i report del committente in qualità di buon padrone ed in conformità con la disciplina professionale e la normativa. Le scritture contabili, i libri contabili e i report devono essere conservati presso l'esecutore in modo che non possano essere accessibili a persone non autorizzate. Inoltre devono essere conservati in un luogo sicuro, non esposto alla polvere, all'umidità e al calore. Quando la documentazione del committente è in formato elettronico, l'esecutore deve garantire la corretta protezione da incursioni di persone non autorizzate e dalla perdita di dati dovuta a guasti dell'attrezzatura informatica. Il committente e l'esecutore concordano per quanto tempo l'esecutore dovrà conservare le scritture contabili, i libri contabili e i report e le modalità di conservazione di quest’ultimi. 

L'esecutore e il committente possono concordare che l'esecutore archivierà per il committente le scritture contabili, i libri contabili e i report. In questo caso l'esecutore deve soddisfare tutte le condizioni poste per la gestione e la conservazione del materiale d’archivio previsto dalla disciplina professionale e dalla normativa.

Le scritture contabili, i libri contabili e i report conservati presso l'esecutore devono essere restituiti su richiesta del committente. L'esecutore non può trattenere le scritture contabili, i libri contabili e i report del committente se quest'ultimo tarda con il pagamento dei servizi effettuati, eccetto se nel contratto stipulato con il committente vi è disposto diversamente.

Tutte le scritture contabili, i libri contabili e i report del committente, conservati presso l’esecutore e non più utilizzati e dei quali non è più necessaria l’archiviazione, devono essere trasformati dall’esecutore in un formato illeggibile. Le scritture contabili, i libri contabili e i report inutilizzabili, conservati in formato elettronico, vanno cancellati della memoria informatica. Se l'esecutore getta, vende o aliena in altro modo la memoria informatica, la documentazione del committente deve essere protetta in modo tale che non sia leggibile attraverso ordinarie procedure di lettura.

3.2 Altri servizi 

L’esecutore sulla base del contratto può eseguire per il committente anche altri servizi non contabili. È necessario sottolineare che i servizi di pagamento senza l’ordine di pagamento della persona responsabile presso il committente, la gestione dei movimenti cassa, la contabilizzazione degli ordini di servizio, l’introduzione e l’esecuzione dei computi annuali, le revisioni dei prospetti per il committente dei servizi contabili, la gestione della politica fiscale del committente e l’approvazione di decisioni contabili sono in contrasto con i principi organizzativi dell’intera attività professionale. 

L'esecutore può effettuare servizi di calcolo degli stipendi e di altre guadagni personali, fatturazione, riscossione dei pagamenti, calcolo degli interessi di mora, se il committente predispone un sistema di controllo sull’esecuzione di tali servizi il quale non viene organizzato nell'ambito dell’esecutore.
L’esecutore può offrire consulenza al committente nell'organizzazione e nell’esecuzione della contabilità. Per questo deve rispettare il Codice dei principi contabili, i PCS, i IAS/IFRS e altri disposizioni legislative.

4 Figure professionali

4.1 Struttura

Presso l’esecutore deve essere assunta almeno una persona:

• che abbia superato l’esame secondo il programma dell’Ordine degli studi commercialistai per l’acquisizione del titolo di direttore tecnico di uno studio commercialista oppure 
• che abbia acquisito il certificato della Camera di commercio della Slovenia secondo il programma di formazione per la direzione di uno studio commercialista oppure
• che abbia il titolo professionale di commercialista o commercialista certificato acquisito presso l’Istituto di revisone contabile della Slovenia oppure 
• che abbia superato l’esame secondo il programma ACCA o
• che abbia il certificato CIPFA International Diploma in Public Sector Acoounting institucije del Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA) (Certificato di consulente indipendente di finanza pubblica).

L'esecutore in base al volume dei lavori concordati contrattualmente con il committente deve disporre di un sufficiente numero di dipendenti con qualifica professionale per poter eseguire tempestivamente ed in modo responsabile i servizi commissionati.

L’esecutore che ha più di 4 dipendenti deve predisporre un idoneo atto di organizzazione interna e di sistematizzazione dei posti di lavoro. Nell'ambito della sistematizzazione è necessario definire il posto di lavoro del contabile, se si effettuano i servizi di tenuta dei libri contabili, e di commercialista, se si effettuano servizi di contabilità previsionale, analisi e supervisione contabile. Anche per gli altri servizi contabili è necessario predisporre adeguati posti di lavoro quali ad esempio l’addetto alle buste paga e simili.

4.2 Formazione

L'esecutore deve garantire ai dipendenti una formazione continua ed in questo modo provvedere ininterrottamente a un livello adeguato di quelle conoscenze tecniche che sono obbligatoriamente necessarie per l'esecuzione qualitativa ed efficace dei servizi concordati. Con la massima cura deve scegliere gli istituti di formazione di alto livello professionale e di qualità, i quali possano garantire ai dipendente le giuste dottrine professionali. 

4.3 Rapporti contrattuali

L'esecutore, con i propri dipendenti e altro personale tecnico, necessari per svolgere la propria attività, deve aver stipulati idonei contratti scritti nei quali sono definiti in modo chiaro e inequivocabile i doveri e i diritti che nascono dallo svolgimento dei singoli lavori. 

Sotto l'aspetto della tutela del committente e della delicatezza dei dati che gestisce l'esecutore il contratto stipulato con i dipendenti e altro personale tecnico deve incorporare le disposizioni di tutela dei dati personali, di tutela del segreto d'ufficio e dei segreti fiscali.

I contratti devono essere stipulati in conformità con le leggi vigenti. Si consiglia la stipula di rapporti contrattuali per periodi a lungo termine.

4.4 Collaboratori esterni 

Collaboratori esterni sono coloro che con un contratto di lavoro dipendente o altro tipo di contratto svolgono le proprie attività per l'esecutore. Gli altri collaboratori che lavorano presso l’esecutore devono avere idonee qualifiche per l'esecuzione di servizi contabili e altri. 

5 Ambiente di lavoro

5.1 Tecnologia informatica

L'esecutore deve avere le licenze per tutta la tecnologia informatica, se tali licenze sono richieste. Inoltre deve utilizzare dei sistemi informatici il cui acquisto o noleggio siano leciti. 

L'esecutore deve utilizzare un sistema informatico tale da rendere possibile in qualsiasi momento il visionamento dei libri contabili. Si consiglia all'esecutore di utilizzare, nello svolgimento della propria attività, un sistema informatico tale da rendere possibile al committente il visionamento diretto dei propri dati. Inoltre si consgilia di utilizzare, durante il lavoro giornaliero, soluzioni informatiche moderne che consentano un inserimento dati veloce, basato sul sistema di inserimento singolo delle informazioni. 

Il sistema informatico deve consentire la lettura, l’inserimento e la creazione di fatture elettroniche in conformità con gli standard prescritti. Inoltre il sistema informatico deve consentire la creazione di report che possano essere esportati in altri formati quali ad esempio excel, pdf, xml ecc.
L'esecutore deve garantire il visionamento e i report dei libri contabili in qualsiasi momento fino a 10 anni addietro. Perciò ne deriva che le schede di memoria devono avere una capacità sufficiente, devono essere protetti adeguatamente e tutelati da incursioni di persone non autorizzate. L’esecutore deve garantire l'archiviazione giornaliera della banca dati. 

L'esecutore deve garantire anche un sistema antivirus adeguato che previene i guasti dei dati sulle schede di memoria. L’antivirus deve essere aggiornato regolarmente. 

Se l'esecutore utilizza un sistema di soluzione informatica in rete deve avere stipulato con l'offerente di tale soluzione un contratto che tra l'altro definisce le modalità e il sistema di tutela dei dati e la possibilità di ripetuti report in qualsiasi momento fino a 10 anni addietro. Per la tutela dei dati in rete del committente ne risponde l'esecutore. 

Se l'esecutore per lo svolgimento dei servizi utilizza il sistema informatico del committente, la tutela dei dati è sotto la responsabilità del committente.
Si consiglia all’esecutore di disporre di un esecutore contrattuale autorizzato, interno o esterno, che segua il corretto funzionamento dell'intero sistema di tecnologia informatica. 

5.2 Spazi di lavoro

Gli spazi di lavoro in cui si svolge il processo lavorativo devono corrispondere alle richieste di legge definite in tali standard tecnici. L’esecutore è tenuto ad avere la dichiarazione sulla sicurezza sul lavoro da cui risulta che gli spazi di lavoro sono sufficientemente illuminati, protetti dai rumori e correttamente riscaldati. Inoltre, gli spazi di lavoro devono disporre di un’adeguata ventilazione. 

L’esecutore deve assicurare i seguenti provvedimenti di sicurezza:

• protezione antifurto,
• protezione antincendio e 
• custodia di determinati oggetti nella cassetta di sicurezza.

L'esecutore decide da solo in quale modo garantirà tali provvedimenti. In ogni caso deve prevenire il libero accesso a persone non autorizzate, soprattutto per via della tutela dei dati che gli sono stati affidati in elaborazione da parte del committente. 

Inoltre deve garantire dei provvedimenti antincendio adeguati ad impedire che i documenti e i dati possano bruciare completamente o vengano distrutti. 

5.3 Dotazioni degli spazi di lavoro 

Le dotazioni degli spazi di lavoro devono garantire la strutturazione dei posti di lavoro in modo ergonomico. Per questo è importante la scelta corretta delle sedie d’ufficio, l'altezza e la superficie adeguata dei tavoli d'ufficio, dei monitor adeguati e altre dotazioni. 

L'esecutore deve provvedere anche che determinati oggetti, quali ad esempio certificati personali dei dipendenti, codici d'accesso al software, codici d’accesso ai programmi che effettuano le operazioni di pagamento eccc. siano adeguatamente protetti dai furti. Protezione adeguata viene considerata la cassetta di sicurezza, un armadietto metallico particolare, serrato a chiave oppure questi oggetti possono essere conservati in un altro luogo dove vengono adeguatamente protetti. 

6 Committenti 

6.1 Formulazione dei prezzi 

L’esecutore formula i prezzi per i propri servizi in base al calcolo dei propri costi. L’esecutore dei servizi contabili non può offrire servizi deprezzati.
L'esecutore elabora il proprio listino prezzi che deve essere sempre disponibile per i committenti e presentato al momento della stipula del contratto.
Se i costi dei servizi, a causa di particolari circostanze relative ai servizi eseguiti, risultano essere sostanzialmente più alti di quelli attesi, l'esecutore deve comunicare ciò al committente ed assicurare i dovuti chiarimenti. 

6.2 Offerta dei servizi 

L'esecutore in base alla stima delle proprie capacità formula l'offerta dei servizi che è in grado di eseguire con la dovuta qualità. L'esecutore si impegna a non dare informazioni forvianti al committente con un elenco di servizi che non è in grado di eseguire tempestivamente e con la dovuta qualità. 

L’esecutore, nel caso in cui l’incarico commissionato dal committente sia superiore alle sue capacità, è tenuto ad informare immediatamente il committente. Se l'esecutore per l'esecuzione di tali incarichi necessità di collaboratori esterni deve stipulare con il committente un accordo aggiuntivo
6.3 Assicurazione della responsabilità professionale

L’esecutore segue continuamente i potenziali pericoli nello svolgimento della propria attività, tra questi rientrano gli errori nell'esecuzione dei servizi, la distruzione dei dati e dei documenti per causa di forza maggiore, incidente sul lavoro ecc. Se l'esecutore effettua le operazioni di pagamento per il committente è sensato ampliare la copertura assicurativa e incorporare anche la copertura di potenziali falsificazioni. 

Il monitoraggio dei potenzilai pericoli è importante affinché l'esecutore non provochi al committente, indirettamente o direttamente, un danno economico. Per questo motivo l'assicurazione della responsabilità professionale e l'assicurazione contro gli infortuni risultano essere per il committente una garanzia della scrupolosità dell'esecutore. 

6.4 Stipulazione del rapporto contrattuale

Il contratto sui servizi contabili deve stabilire esattamente i servizi contabili che verranno eseguiti dall’esecutore. Si consiglia che i requisiti minimi siano in conformità con il Contratto tipo dell'Ordine degli studi commercialisti e con la legge vigente sulle obbligazioni. 

Se il committente e l’esecutore stipulano un accordo di collaborazione d’affari a lungo termine si consiglia che il contratto sia stipulato in forma scritta. Per le commissiono i servizi monoincarico vale che l'accordo preso a voce ha la stessa validità di un contratto. 

6.5 Interruzione del rapporto contrattuale

All'interruzione del rapporto contrattuale l’esecutore e il committente si impegnano a rispettare coerentemente gli articoli del contratto sui servizi contabili, rendendo così possibile il passaggio indisturbato del committente ad un altro esecutore. 

L'esecutore alla consegna della documentazione contabile deve rispettare il Regolamento di presa in consegna pubblicato dall'Ordine degli studi commercialisti e gli articoli del contratto tipo che si riferiscono all’interruzione del rapporto contrattuale. 

7 Applicazione

7.1 Data d’accoglimento e d’applicazione

Questi principi contabili sono stati approvati dall’Ordine degli studi commercialisti in sede della 37 seduta del 7 ottobre 2014 ed entrano in vigore il 1 gennaio 2015.

8 Certificato di conformità

Il certificato di conformità dell'esecutore dei servizi contabili con le disposizioni dei principi contabili viene emesso dall'Ordine degli studi commercialisti dopo la ricezione della dichiarazione compilata che è parte integrante dei principi contabili. Il certificato vale soltanto per l'esecuzione dei servizi contabili sul territorio della Repubblica di Slovenia. 

Nel caso in cui l'esecutore dei servizi contabili dovesse violare o non dovesse rispettare le disposizioni dei principi contabili, l'Ordine degli studi commercialisti può revocare il certificato rilasciato. 

La revoca viene decisa da una commissione tecnica nominata dal Consiglio di Amministrazione dell'Ordine degli studi commercialisti.
L'elenco dei certificati di conformità validi ed emessi viene gestito e pubblicato sul proprio sito internet dall'Ordine degli studi commercialisti.
Il Consiglio di Amministrazione dell'Ordine degli studi commercialisti stabilisce l'ammontare dell’onorario per il rilascio del certificato di conformità.