Miti in resnice o potnih nalogih
Pri Zbornici računovodskih servisov ugotavljamo, da se pri potnih nalogih pojavlja nekaj napačnega razumevanja, zato smo zbrali nekaj najpogostejših mitov in pripravili odgovore nanje. Potni nalogi so namreč pomemben dokument, ki vpliva na obdavčitev, nepravilnosti pa nosijo tudi finančne posledice.
Odkrijte najpogostejše neresnice in dileme v povezavi s potnimi nalogi, ki jih opažamo pri #ZRS in smo jih zbrali, da vam olajšamo delo.
15 mitov in resnic o potnih nalogih:
Mit #1: Oblika in vsebina potnega naloga sta zakonsko predpisani.
NE DRŽI. Potni nalog mora vsebovati vse podatke, ki dokazujejo službeno pot. Oblika in vsebina pa nista predpisani. Več ...
Mit #2: Kilometrina na službeni poti se obračunava glede na dejansko prevožene kilometre po števcu.
NE DRŽI. Kilometri se štejejo glede na najkrajšo razdaljo po google maps, najdi.si ali podobnih aplikacijah. Več ...
Mit #3: Zaposleni, ki smo ga poslali na gradbišče v tujino za 45 dni, ima pravico do izplačila 45 neobdavčenih dnevnic na službeni poti v maksimalni višini predpisane dnevnice za posamezno državo.
NE DRŽI. Dolgotrajno napotenim delavcem ne pripada povračilo stroškov prehrane v višini dnevnice. Več ...
Mit #4: Za dokazovanje službenih poti narejenih s službenim avtomobilom zadostuje evidenca kilometrov, ki smo jih opravili v službene namene.
DRŽI. Za dokazovanje službenih poti s službenimi vozili ni potrebno pisati posamičnih potnih nalogov, če le-ti niso podlaga za kakšno drugo izplačilo (cestnine, tunelnine, parkirnine …). Več ...
Mit #5: Višino dnevnice je potrebno znižati, če delavec na službeni poti dobi zajtrk. Če pa je delavcu na službeni poti zagotovljeno kosilo, ki ga plača delodajalec, se višine dnevnice ne zmanjšuje.
NE DRŽI. Če zaposleni sam ne krije stroška prehrane, mu dnevnica ne pripada. Več ...
Mit #6: Trgovskemu potniku, ki potuje po Sloveniji in se dnevno vrača domov, dnevnica ne pripada.
DRŽI. Trgovskemu potniku ne pripada povračilo stroškov prehrane v obliki dnevnice, pripada pa mu povračilo stroškov prehrane med delom. Več ...
Mit #7: Če imamo službeno tovorno vozilo, evidentiranje prevoženih kilometrov v službene namene ni potrebno.
NE DRŽI. Evidenco uporabe tovornega vozila v službene namene je prav tako potrebno voditi. Več ...
Mit #8: V okviru davčnega inšpekcijskega pregleda izplačil po potnih nalogih mora davčni inšpektor dokazati, da službene poti ni bilo.
NE DRŽI. Dokazno breme je na strani zavezanca. Več ...
Mit #9: Zaposlenemu pripada povračilo stroškov na službeni poti v višini Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.
NE DRŽI. Zaposlenemu pripada višina povračila v skladu z delovno pravno zakonodajo. Več ...
Mit #10: Za službene poti, ki se dnevno ponavljajo v istem kraju, ni potrebno pisati vsakodnevnih potnih nalogov, ampak zadostuje mesečni zbir.
POGOJNO DRŽI. Za službene poti, ki se dnevno ponavljajo v istem kraju, praviloma zadostuje zbirni potni nalog. Več ...
Mit #11: Namen potnega naloga je izključno obračun stroškov na službeni poti, zato je potni nalog potrebno napisati najpozneje do konca obračunskega obdobja, na katerega se nanaša.
NE DRŽI. Potni nalog je listina, s katero delodajalec pošlje zaposlenega na službeno pot in mora biti pripravljen pred službeno potjo. Več ...
Mit #12: Izplačila po potnih nalogih morajo biti navedena na mesečnem obračunu plače tudi, če se izplačujejo posebej in ne pri plači.
NAČELOMA DRŽI. Pisni obračun plače je izvršilni naslov in na njem morajo biti navedena vsa izplačila, ki pripadajo delavcu. Več ...
Mit #13: Povračila stroškov prevoza in nočitev za prostovoljce v nepridobitnih organizacijah, ki ne dobijo nobenih drugih izplačil in naloge opravljajo za nepridobitni namen organizacije, se lahko izplačajo tudi v gotovini.
DRŽI. Navedena izplačila, ki so oproščena po Zakonu o dohodnini, se lahko izplačajo v gotovini. Več ...
Mit #14: Če zaposlenemu pripada dnevnica, mu za ta čas ne pripada izplačilo nadur, tudi če dela več kot 8 ur dnevno.
NE DRŽI. Izplačilo dnevnic v nobenem primeru ne izključuje pravice delavca do izplačila dodatka za nadurno delo. Več ...
Mit #15: Davčni inšpektorji lahko obstoj službene poti preverijo tudi pri poslovnem partnerju.
DRŽI. Davčni inšpektorji za preverbo obstoja službene poti lahko uporabijo različne metode, med drugim tudi preverbo poti pri poslovnih partnerjih, ki so navedeni na potnem nalogu. Več...
Če se vam porajajo kakršnakoli vprašanja glede potnih nalogov, nam pišite na zrs@gzs.si in z veseljem bomo pomagali razrešiti vaše dileme.
Če razmišljate o članstvu v ZRS, vas vabimo, da izpolnite pristopno izjavo in se nam pridružite.
Preberite si naš letak, kjer je navedenih 9 razlogov, zakaj postati član ZRS: Letak 9 razlogov, zakaj postati član ZRS (pdf) >>
Mit #1: Oblika in vsebina potnega naloga sta zakonsko predpisani.
NE DRŽI. Potni nalog mora vsebovati vse podatke, ki dokazujejo službeno pot. Oblika in vsebina pa nista predpisani.
Več:
Zakonskega predpisa, ki bi predpisoval obliko in vsebino potnega naloga ni. Slovenski inštitut za revizijo je kot dodatek k Slovenskim računovodskim standardom sprejel Pravila skrbnega računovodenja (PSR1), ki določajo vsebino in obliko knjigovodskih listin, vendar nimajo narave zakona. So le skupek dobrih praks in dognanj stroke.
To pa ne pomeni, da so lahko potni nalogi pomanjkljivi in neustrezno izpolnjeni. Potni nalog je dokaz službene poti. V davčnem postopku pa je davčni zavezanec tisti, ki mora svojo trditev o obstoju službene poti dokazati. Ustrezno in verodostojno izpolnjen potni nalog je predpogoj za to.
Znate boljše? Potem se ni potrebno držati tistega, kar je zapisano v Pravilih skrbnega računovodenja (PSR1). Verjamemo pa, da so dobre prakse nekaj, kar nam lahko pomaga in predlagamo, da se jih držite.
Mit #2: Kilometrina na službeni poti se obračunava glede na dejansko prevožene kilometre po števcu.
NE DRŽI. Kilometri se štejejo glede na najkrajšo razdaljo po google maps, najdi.si ali podobnih aplikacijah.
Več:
Za obračun števila kilometrov, ki jih z zasebnim vozilom opravimo v službene namene, se vedno šteje najkrajša razdalja. Dikcija najkrajša običajna cestna povezava pomeni dolžino v kilometrih in ne čas, ki bi ga delojemalec potreboval, da bi opravil razdaljo na službeni poti. Četudi za pot med dvema krajema običajno koristimo avtocestne povezave, se za povračila stroškov prevoza na službeni poti (in tudi prevoza na delo in iz dela) upoštevajo tudi magistralne in lokalne ceste, če je pot po njih krajša glede na število prevoženih kilometrov in ne nujno tudi na čas na poti. Iz določanja števila kilometrov se lahko izločijo le opuščene gozdne in makadamske poti.
Mit #3: Zaposleni, ki smo ga poslali na gradbišče v tujino za 45 dni, ima pravico do izplačila 45 neobdavčenih dnevnic na službeni poti v maksimalni višini predpisane dnevnice za posamezno državo.
NE DRŽI. Dolgotrajno napotenim delavcem ne pripada povračilo stroškov prehrane v višini dnevnice.
Več:
Zaposleni, ki smo ga napotili na delo na gradbišče v tujino za čas, ki je daljši od 30 dni, se šteje kot dolgoročno napoteni delavec. Neobdavčena povračila stroškov prehrane v višini dnevnic mu ne pripadajo, pripada pa mu neobdavčeno povračilo stroškov prehrane v višini določeni za povračilo stroškov prehrane med delom, povečano za 80 % (11,02 €).
Mit #4: Za dokazovanje službenih poti narejenih s služebnim avtomobilom zadostuje evidenca kilometrov, ki smo jih opravili v službene namene.
DRŽI. Za dokazovanje službenih poti s službenimi vozili ni potrebno pisati posamičnih potnih nalogov, če le-ti niso podlaga za kakšno drugo izplačilo (cestnine, tunelnine, parkirnine …).
Več:
Za dokazovanje službenih poti narejenih s službenim avtomobilom zadostuje evidenca kilometrov, ki je lahko ročna (zbirni potni nalogi) ali elektronska (GPS sistemi, sledilci v avtomobilih …). Iz take evidence mora biti razvidno stanje kilometrov prevoženih po števcu ter službeni namen poti.
Mit #5: Višino dnevnice je potrebno znižati, če delavec na službeni poti dobi zajtrk. Če pa je delavcu na službeni poti zagotovljeno kosilo, ki ga plača delodajalec, se višine dnevnice ne zmanjšuje.
NE DRŽI. Če zaposleni sam ne krije stroška prehrane, mu dnevnica ne pripada.
Več:
Pravica do povračila stroškov prehrane oziroma dnevnice je pogojena z dejanskim nastankom stroškov prehrane na službenem potovanju. Če so stroški prehrane všteti v ceno druge storitve, ta pa je plačana s strani delodajalca (nastanitev, izobraževanje …), bi v primeru hkratnega izplačila dnevnice prišlo do dvakratnega povračila stroškov. Dnevnica in zagotovljena prehrana na službenem potovanju se izključujeta.
Mit #6: Trgovskemu potniku, ki potuje po Sloveniji in se dnevno vrača domov, dnevnica ne pripada.
DRŽI. Trgovskemu potniku ne pripada povračilo stroškov prehrane v obliki dnevnice, pripada pa mu povračilo stroškov prehrane med delom.
Več:
Navedeno je urejeno v 4. odstavku Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. Če je narava dela takšna, da se pretežno opravlja izven sedeža delodajalca, delojemalec pa se dnevno vrača v kraj, kjer prebiva, mu dnevnica ne pripada.
Mit #7: Če imamo službeno tovorno vozilo, evidentiranje prevoženih kilometrov v službene namene ni potrebno.
NE DRŽI. Evidenco uporabe tovornega vozila v službene namene je prav tako potrebno voditi.
Več:
Tudi uporaba službenega tovornega vozila v zasebne namene se obravnava kot boniteta in zato je kilometre, ki so prevoženi s službenim vozilom v zasebne namene potrebno evidentirati enako, kot pri osebnih avtomobilih.
Mit #8: V okviru davčnega inšpekcijskega pregleda izplačil po potnih nalogih mora davčni inšpektor dokazati, da službene poti ni bilo.
NE DRŽI. Dokazno breme je na strani zavezanca.
Več:
V skladu s 76. členom Zakona o davčnem postopku je davčni zavezanec tisti, ki mora za svoje trditve v davčnem postopku predložiti dokaze. Navedeno pomeni, da je davčni zavezanec tisti, ki mora dokazati obstoj službene poti in na podlagi tega upravičenost neobdavčenega izplačila stroškov, ki so na tej službeni poti nastali.
Mit # 9: Zaposlenemu pripada povračilo stroškov na službeni poti v višini Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.
NE DRŽI. Zaposlenemu pripada višina povračila v skladu z delovno pravno zakonodajo.
Več:
Pravice zaposlenih ureja delovno pravna zakonodaja. Zakon o delovnih razmerjih določa, da zaposlenim pripada povračilo stroškov na službeni poti. Višina teh stroškov v Zakonu o delovnih razmerjih ni predpisana. To urejajo kolektivne pogodbe.
Če delodajalca ne veže nobena kolektivna pogodba, se mora ravnati po tisti, ki mu je najbližja.
Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja pa načeloma določa samo najvišji neobdavčen znesek povračil.
Mit #10: Za službene poti, ki se dnevno ponavljajo v istem kraju, ni potrebno pisati vsakodnevnih potnih nalogov, ampak zadostuje mesečni zbir.
POGOJNO DRŽI. Za službene poti, ki se dnevno ponavljajo v istem kraju, praviloma zadostuje zbirni potni nalog.
Več:
Oblika in vsebina potnega naloga nista predpisani. Oblikovala pa se je praksa, da se za vsakodnevno ponavljajoče službene poti v istem kraju (na primer zaposleni gre vsako jutro na Pošto) pišejo zbirni potni nalogi. Pomembno pa je, da so tudi ti nalogi verodostojni in dokazujejo službene poti in upravičenost izplačil.
Mit #11: Namen potnega naloga je izključno obračun stroškov na službeni poti, zato je potni nalog potrebno napisati najpozneje do konca obračunskega obdobja, na katerega se nanaša.
NE DRŽI. Potni nalog je listina, s katero delodajalec pošlje zaposlenega na službeno pot in mora biti pripravljen pred službeno potjo.
Več:
Potni nalog je najprej nalog, s katerim delodajalec pošlje zaposlenega na službeno pot. Kot tak mora biti izdan pred službeno potjo in zaposleni ga mora imeti s seboj na poti.
To lahko postane pomembno v primeru nepredvidenih dogodkov na službeni poti in takrat s pomočjo naloga lahko dokazujemo službeno naravo poti.
Ločiti moramo potni nalog, s katerim delodajalec pošlje zaposlenega na službeno pot, in obračun stroškov, ki se naredi po končani službeni poti.
Mit #12: Izplačila po potnih nalogih morajo biti navedena na mesečnem obračunu plače tudi, če se izplačujejo posebej in ne pri plači.
NAČELOMA DRŽI. Pisni obračun plače je izvršilni naslov in na njem morajo biti navedena vsa izplačila, ki pripadajo delavcu.
Več:
135. člen Zakona o delovnih razmerjih pravi, da je delodajalec dolžan delavcu do konca plačnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače in tudi povračilih stroškov.
Če delodajalec izplačuje stroške po potnih nalogih posebej, potem lahko tak obračun naredi ločeno, saj ga načeloma tudi ločeno poroča na REK obrazce.
Mit #13: Povračila stroškov prevoza in nočitev za prostovoljce v nepridobitnih organizacijah, ki ne dobijo nobenih drugih izplačil in naloge opravljajo za nepridobitni namen organizacije, se lahko izplačajo tudi v gotovini.
DRŽI. Navedena izplačila, ki so oproščena po Zakonu o dohodnini, se lahko izplačajo v gotovini.
Več:
V skladu s 108. členom Zakona o dohodnini prejemki, ki so namenjeni pokritju stroškov prevoza, nočitve in dnevnice, ki so izplačani fizični osebi, ki prostovoljno ali na podlagi vabila ali poziva sodeluje v dejavnostih, ki so naštete v omenjenem členu, oproščeni plačila dohodnine in socialnih prispevkov.
Taka izplačila se izjemoma lahko izplačajo tudi v gotovini.
Mit #14: Če zaposlenemu pripada dnevnica, mu za ta čas ne pripada izplačilo nadur, tudi če dela več kot 8 ur dnevno.
NE DRŽI. Izplačilo dnevnic v nobenem primeru ne izključuje pravice delavca do izplačila dodatka za nadurno delo.
Več:
To je star mit, ki se ponekod v praksi še vedno pojavlja. V resnici pa velja nasprotno. Če na primer delavcu za sobotno delo na službeni poti priznate dnevnico, mu morate priznati tudi nadurno delo. V nasprotnem primeru ste ravnali napačno – ali je dnevnica izplačana neupravičeno ali pa delavcu niste pravilno upoštevali evidentiranega delovnega časa.
Mit #15: Davčni inšpektorji lahko obstoj službene poti preverijo tudi pri poslovnem partnerju.
DRŽI. Davčni inšpektorji za preverbo obstoja službene poti lahko uporabijo različne metode, med drugim tudi preverbo poti pri poslovnih partnerjih, ki so navedeni na potnem nalogu.