Standard für Anbieter von Buchhaltungsleistungen

1 Einleitung

Dieser Standard gilt für Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen bzw. Buchführungsunternehmen (im Folgenden Dienstleister genannt).

Der Dienstleister ist für die Ausführung der Dienstleistungen gemäß den Buchführungsnormen und –grundsätzen, den gesetzlichen Vorschriften, den bewährten Praktiken, wie sie die slowenische Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter bei der Wirtschaftskammer Sloweniens Zbornica računovodskih servisov (im Folgenden ZRS genannt) empfiehlt, sowie für den Vertrag mit dem Auftraggeber verantwortlich. Der Dienstleister darf diese Verantwortung auf keinen anderen Dienstleister übertragen. Der Dienstleister hat bei seiner Arbeit die allgemeinen ethischen Grundsätze zu beachten, die im Kodex der Mitglieder der Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) erläutert sind. 

Zweck des Standards ist es, die Grundvoraussetzungen zu definieren, die der Dienstleister bei der Ausführung seiner Tätigkeit zu beachten hat. In dem Standard für die Anbieter von Buchhaltungsleistungen sind die Grundbedingungen für die Qualität der Ausführung der Dienstleistung, die Zusicherung von entsprechenden Mitarbeitern, einer entsprechenden Arbeitsumgebung sowie eines angemessenen Verhaltens gegenüber den Auftraggebern festgelegt.

Der Anwender des Standards hat dabei zu beachten, dass sich die Buchführungsbranche durch die Entwicklung dieses Fachgebiets, der Technologie, der Gesetzesänderungen und des Marktes ständig weiterentwickelt. Die Entwicklungslösungen sind akzeptabel, wenn sie das Qualitätsniveau der Dienstleistungen beibehalten und nicht im Gegensatz zu diesem Standard stehen. 

2 Definition der Schlüsselbegriffe

2.1 Anbieter von Buchhaltungsleistungen

Der Anbieter von Buchhaltungsleistungen (Dienstleister) ist ein Wirtschaftssubjekt, das Buchhaltungsleistungen für die Auftraggeber ausführt und dabei einen oder mehrere Buchhaltungsexperten einbezieht, welche die Grundsätze für diesen Fachbereich beachten. Für die fachliche Ausführung der Buchhaltungsdienstleistungen beim Dienstleister ist der Fachleiter des Buchhaltungsunternehmens zuständig.

2.2 Auftraggeber

Die Auftraggeber der Dienstleistungen sind sämtliche Wirtschaftssubjekte und natürliche Personen, die bei dem Dienstleister Buchhaltungsleistungen gegen Bezahlung in Auftrag geben. Die Auftraggeber schließen in der Regel mit dem Dienstleister einen Vertrag über die Ausführung von Buchhaltungsleistungen ab. Die Auftraggeber sind unmittelbar für die gesamte Dokumentation verantwortlich, die das Buchführungsunternehmen in deren Namen erhält und bearbeitet.

2.3 Buchhaltungsleistungen

Buchhaltungsleistungen sind die Dienstleistungen im Bereich der Buchführung sowie andere Buchhaltungsleistungen. Die Buchhaltungsleistungen umfassen die Buchführung, die buchhalterische Kostenplanung bzw. Vorschaurechnungen, die Kontrolle und Analyse. Weitere Buchhaltungsleistungen sind die Organisation von Buchhaltung und Controlling, die Aus- und Weiterbildung der Buchhalter und andere Dienstleistungen.

2.4 Buchführung 

Die Buchführung umfasst Aufgaben im Bereich der Buch- und Kontenführung, die im Rahmen des ausführenden und des informationsbezogene Teilsystems der Buchführung ausgeführt werden. Das ausführende Buchführungssystem umfasst die Buchführung, die Kostenplanung, die Analyse sowie die Kontrolle der Buchführung. Das informationsbezogene Buchführungssystem umfasst die buchhalterische Auskunftserteilung, die Aufbewahrung und Archivierung der buchhaltungsrelevanten Daten sowie die Informationen und die Berichterstattung über die buchhalterische Kontrolle. 

2.5 Daten

Daten sind eine neutrale Mitteilung über einen beliebigen Vorfall, die noch nicht ausgewertet wurden. Daten unterscheiden sich von einer Information dadurch, dass auf deren Grundlage keine geschäftlichen Entscheidungen getroffen werden können. Wir können aus mehreren Daten Informationen bekommen. Buchhaltungsrelevante Daten sind nur ein Teil der Daten und stellen einen Input in das buchhalterische Informationssystem dar. In der Buchführung werden zur Einholung von Informationen buchhalterische und nichtbuchhalterische Daten verwendet. 

2.6 Informationen

Eine Information ist eine gezielt ausgerichtete Nachricht für einen bekannten Nutzer und einen bekannten Zweck. Die Information ist das Ergebnis des Informationssystems. Die Information entsteht auf der Grundlage der Datenbearbeitung. Für den Nutzer ist die Information nützlich, wenn der Urheber der Information die Daten richtig analysieren kann und der Nutzer diese Information versteht und nutzen kann bzw. sie in ihm das Gefühl von Gefahr oder Gelegenheit erweckt. Daher muss sie für den Nutzer zugänglich, genau, rechtzeitig, vollständig, konzentriert, relevant und verständlich sein.

2.7 Dokumentation

Die Dokumentation sind Buchhaltungsbelege, Geschäftsbücher sowie andere Evidenzen des Auftraggebers, über die der Dienstleister gemäß den slowenischen Buchhaltungsnormen (im Folgenden SRS genannt) sowie den Internationalen Buchhaltungsnormen (im Folgenden IAS genannt) verfügt.

2.8 Buchhaltungsbelege

Buchhaltungsbelege sind die Träger der Daten, die der Dienstleister in die Geschäftsbücher überträgt und bearbeitet, und woraus er buchhaltungsrelevante Informationen erhält. Die ursprünglichen Buchhaltungsbelege entstehen in der Regel nicht beim Dienstleister. 

2.9 Buchhaltungsabrechnungen

Buchhaltungsabrechnungen sind die Endprodukte der Buchhaltung, worin die Buchhaltungsdaten über den gegenwärtigen Stand und die Prozesse aus der Vergangenheit festgehalten sind. Sie werden für die gesamte betriebliche Gesamtheit bzw. für deren Bestandteile oder einzelne Vorgänge (die spätere Kalkulation der Anschaffung, Produktion oder des Verkaufs) zusammengestellt. Die Buchhaltungsabrechnung ist ein synthetischer Bericht, der in Geldbeträgen ausgedrückt wird und gemäß den Daten aus der Buchhaltung zusammengesetzt ist. Die Buchhaltungsabrechnungen können, für einen vollkommeneren Einblick und eine bessere Vergleichsmöglichkeit auch andere Daten enthalten.

Die Buchhaltungsabrechnungen für die gesamte Firma und für Teile der Firma werden für einzelne Geschäftsjahre, Zwischenjahreszeiträume sowie besondere Bedürfnisse erstellt. Sie werden dann zusammengestellt, wenn für die Auftraggeber Finanzberichte zusammengestellt werden müssen.

2.10 Personal

Der Dienstleister beschäftigt Buchhaltungsexperten (Buchhalter und Controller) sowie anderes Fachpersonal, die er für die Ausführung der Tätigkeit benötigt (Steuerberater, Juristen, Wirtschaftsberater, Personalchefs …).

Als Angestellter wird auch der Träger der Tätigkeit angesehen, wenn er diese als selbstständiger Unternehmer ausführt und einziger Eigentümer des Geschäftsanteils in einer Einpersonengesellschaft ist, in der er als Geschäftsführer bzw. Prokurist wirkt.

2.11 Arbeitsumgebung

Die Arbeitsumgebung stellen entsprechende Räume, eine funktionale Büroausstattung sowie eine entsprechend leistungsfähige Informations- und Kommunikationstechnologie dar, über die der Dienstleister verfügt.

3 Ausführung der Dienstleistungen 

Die Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen führen sowohl Buchhaltungsdienstleistungen als auch Dienstleistungen aus, die nicht mit der Buchhaltung in Zusammenhang stehen.

3.1 Buchhaltungsleistungen

Die Buchhaltungsleistungen teilen sich auf in Dienstleistungen des geschäftsführenden, des ausführenden und des informationsbezogenen Teilsystems der Buchhaltung auf.

Bei der Ausführung der Buchhaltungsleistungen muss der Dienstleister mit dem Auftraggeber zusammenarbeiten. Dies ist insbesondere bei der Erfassung von Informationen für den Auftraggeber erforderlich. Zu diesem Zweck muss der Dienstleister den Auftraggeber ständig fortbilden. Die Aus- und Fortbildung der Auftraggeber ist daher für das Verständnis des Buchhaltungssystems und insbesondere der buchhalterischen Informationen ein bedeutender Teil der Buchhaltungsleistungen. 

3.1.1 Buchhaltungsleistungen im geschäftsführenden Buchhaltungssystem

Der Dienstleister plant, organisiert und überwacht im Rahmen des geschäftsführenden Buchhaltungssystems die Buchhaltungsprozesse und wirkt bei der Planung und Organisation des gesamten Buchhaltungsinformationssystems mit. Die Entscheidungsbefugnis über das Buchhaltungs-Informationssystem liegt beim Auftraggeber. Die Planung und die Organisation der Buchhaltung müssen in der Buchhaltungsordnung bzw. in anderen Vorschriften über die Buchhaltung festgelegt sein, die von der dafür zuständigen Person des Auftraggebers verabschiedet wurde. 

Der Dienstleister plant und organisiert die Buchführung, die buchhalterische Kostenplanung bzw. Kostenvorschau, die Analyse und Kontrolle der Buchhaltung, die Präsentation der Daten und Informationen sowie die Aufbewahrung und Archivierung der Belege, Geschäftsbücher, Berichte sowie der anderen für den Auftraggeber wichtigen Belege und Unterlagen, die mit dem Buchhaltungssystem verbunden sind. Der Dienstleister muss mindestens diese Teile der Buchhaltung planen und organisieren, für die er die Dienstleistungen ausführt. Er kann aber auch andere Bereiche der Buchhaltung abdecken. Der Dienstleister ist der Träger der Entwicklung der internen Berichterstattung, weshalb er bei der Planung und der Organisation bei dem Teil der internen Berichterstattung mitwirken muss, die nicht zur Buchhaltung gehört.

Der Dienstleister muss für die Bedürfnisse der Buchhaltung mindestens folgende Punkte planen und organisieren:

• System der ursprünglichen und der bearbeiteten Buchhaltungsbelege sowie deren Bewegung und Bestätigung,
• Geschäftsbücher, Schlüsselverzeichnisse bzw. Kennzeichnungstabellen und Prozess der Dateneingabe in die Geschäftsbücher,
• erforderliche Abrechnungen, die Fristen für die Datenerhebung sowie die Art und Weise der Übermittlung der Abrechnung an die Nutzer. 

Auftraggeber und Dienstleister vereinbaren die Fristen und die Art, wie der Auftraggeber dem Dienstleister die Buchhaltungsbelege übermitteln wird. Die Fristen und die Art müssen dem Dienstleister eine rechtzeitige und korrekte Reihenfolge sowie die Verbuchung der Betriebsvorgänge ermöglichen. Der Dienstleister legt die äußersten Fristen und die Art der Zustellung der Buchhaltungsbelege fest, da dieser für die rechtzeitige Verbuchung der Betriebsvorgänge in die Geschäftsbücher verantwortlich ist. Im Falle, dass der Auftraggeber mit der Zustellung der Buchhaltungsbelege in Verzug ist, kann der Dienstleister die Ausführung der Buchhaltungsleistungen und das Vertragsverhältnis kündigen. Eine Ausnahme davon bildet nur die Höhere Gewalt. Um eine schnellere Übertragung und Bearbeitung der Belege zu ermöglichen, wird die Nutzung von elektronischen Kommunikationswegen empfohlen. Es wird empfohlen das Protokoll, das in der Anlage des Mustervertrags definiert ist, den die Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) erhalten hat, zu beachten.

Der Dienstleister muss die Geschäftsbücher so planen und organisieren, dass er die Bedürfnisse des Auftraggebers hinsichtlich der buchhaltungsrelevanten Informationen bestmöglich zufriedenstellt, wobei kein überflüssiger Buchhaltungsaufwand erforderlich sein sollte. 

Für jeden Auftraggeber wird ein Kontenplan erstellt. Für die Bedürfnisse der internen Berichterstattung muss der Dienstleister, je nach Bedarf des Auftraggebers, eine Liste der Kostenträger, der Kostenstellen und Posten sowie anderer Dimensionen einplanen. Die Schlüsselverzeichnisse müssen wegen der Notwendigkeit der Berichtserstattung systematisch geordnet sein. 

Der Dienstleister erstellt einen Plan und organisiert die Ausführung der Abrechnungen. Der Auftraggeber und der Dienstleister vereinbaren die Fristen für die Abrechnungen. Dabei muss der Dienstleister die gesetzlichen Verpflichtungen für die Erstellung der Abrechnungen für die externe Berichterstattung und die Bedürfnisse des Auftraggebers nach der internen Berichterstattung beachten. Der Dienstleister muss die Buchhaltungsabrechnungen so planen, dass sie unmittelbar mit den Kostenplänen vergleichbar sind.

Für die Bedürfnisse der buchhalterischen Kostenvorschau bzw. Kostenpläne erstellt der Dienstleister einen Kostenplan, die deren Zweck, die Planung der erforderlichen Informationen zur Gestaltung der Voranschläge sowie die Zeit sowie die Verfahren für deren Erstellung umfasst. Die Struktur der Kostenpläne muss der Struktur der Abrechnung entsprechen. Der Dienstleister organisiert in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber den Prozess der Kostenplanung.

Der Dienstleister und der Auftraggeber vereinbaren den Umfang der Buchhaltungsanalyse. Auf deren Grundlage muss der Dienstleister die Erstellung, die Ausführung sowie die Präsentation der Analysen planen. Im Rahmen des Plans muss er die Buchhaltungskostenpläne und Abrechnungen methodisch abstimmen. Er muss den Plan der Buchhaltungsevidenzen an den Plan über die erforderliche Buchhaltungsanalyse anpassen. Dies bedeutet, dass der Dienstleister im Rahmen der Planung der Buchhaltungsevidenz und Kostenplanung bereits von Anfang an die Anforderungen der Buchhaltungsanalyse beachten muss. 

Der Dienstleister erstellt einen Plan und organisiert die Aufsicht über die Buchhaltung bzw. die buchhalterischen Kostenplanung und Analyse. 

3.1.2 Buchhaltungsleistungen beim ausführenden Buchhaltungssystem

Die Buchhaltung wird auf der Grundlage der Bedürfnisse der internen Berichterstattung, dem Kodex der Buchhaltungsgrundsätze, dem Kodex der internen Berichterstattung, des slowenischen Buchhaltungsnormen (SRS) sowie der Gesetze und Vorschriften sowie nach Bedarf der IAS/IAFS ausgeführt, die in der Republik Slowenien den Bereich der Buchhaltung regeln. 

Die Buchhaltungsleistungen im ausführenden Buchhaltungssystem sind aufgeteilt in:

• Buchhaltung,
• Kostenplanung,
• Buchhalterische Prüfung 
• Aufsicht über die Buchhaltung.

Im Rahmen der Buchhaltung sammelt, bearbeitet, ordnet und verbucht der Dienstleister die Daten, erstellt Abrechnungen und legt diese sofort oder nachträglich dem Auftraggeber dar. 

Die Buchhaltungsdaten können sich nur auf der Grundlage der entsprechenden Buchhaltungsbelege gesammelt werden. 

Der Auftraggeber der Buchhaltungsleistungen erstellt oder empfängt und bestätigt die ursprünglichen Buchhaltungsbelege. Stellt der Dienstleister eine Abweichung von den eingeplanten Belegen oder die Missachtung der gesetzlichen oder fachlichen Bestimmungen in Zusammenhang mit diesen Belegen fest, verlangt er vom Auftraggeber, diese zu beseitigen. Der Auftraggeber der Buchhaltungsdienstleistungen muss die Glaubwürdigkeit der Originalbelege bestätigen. 

Es empfiehlt sich, dass der Dienstleister eine Liste über die Belege führt, die er vom Auftraggeber erhalten hat. Wenn der Auftraggeber die Belege per Mail zuschickt, dann sollten ausreichend Informationen vorliegen, anhand derer überprüft werden kann, welche Belege übermittelt wurden und wann der Dienstleister diese erhalten bzw. versandt hat.

Jeder Dienstleister muss sich bemühen, dass die Daten möglichst bald nach Entstehen des Geschäftsvorgangs in die Geschäftsbücher eingetragen werden. Wenn der Auftraggeber selbst für seine Bedürfnisse der Berichterstattung auf die Daten zugreift, dann muss der Dienstleister die Verbuchung der Daten in den Geschäftsbüchern spätestens innerhalb von 5 (fünf) Tagen nach Erhalt des Buchhaltungsbelegs gewährleisten. Die äußerste Frist für die Verbuchung der Geschäftsvorgänge in die Geschäftsbücher beträgt 3 (drei) Tage vor der Erstellung der Abrechnungen, damit die Buchhaltungsdaten in den Geschäftsbüchern kontrolliert werden können. Sollten die Abrechnungen nicht monatlich erfolgen, hat dies zur Zusicherung der laufenden Verbuchung der Geschäftsvorgang der Eintrag bis zum Ende des nachfolgenden Monats, nach dem Tag, an dem dieser entstanden ist, zu erfolgen.

Die Abrechnungen erfolgen für den Bedarf der externen und internen Berichterstattung sowie zur Ausführung von anderen Buchhaltungsleistungen. Der Dienstleister muss die erforderlichen Abrechnungen mindestens 2 Tage vor der Erstellung der Buchhaltungsberichte bzw. so früh erstellen, dass die Buchhaltungsabrechnungen kontrolliert werden können. 

Im Rahmen der Kostenplanung stellt der Dienstleister die einkalkulierten Buchhaltungsnachweise sowie andere Arten von Kostenvorschauen für die Bedürfnisse des Auftraggebers zusammen. Der Dienstleister sammelt, sortiert und bearbeitet für die Erstellung der buchhaltungsrelevanten Kostenpläne die Daten in Zusammenhang mit den geplanten Buchhaltungskategorien. Dabei muss er sowohl die Buchhaltungsdaten, die Daten über die voraussichtlichen Vorgänge und die Veränderungen der betriebsrelevanten Umgebung als auch die Daten über die geplanten Geschäftsentscheidungen des Auftraggebers berücksichtigen. Die Daten über die voraussichtlichen Vorgänge und die Veränderungen der Geschäftsumgebung sowie die Daten über die geplanten geschäftlichen Entscheidungen müssen dem Dienstleister in verständlicher Form übermittelt werden, sodass er sie bei der Erstellung der buchhalterischen Kostenplanung korrekt berücksichtigen kann. 

Der Dienstleister kann eine Buchhaltungsanalyse durchführen, wenn er dafür qualifiziert ist. Auf der Grundlage der gesammelten Daten muss er den Stand, die Änderungen, die Unterschiede zwischen dem gegenwärtigen Stand und dem gewünschten Stand bzw. den Veränderungen feststellen und die Ursachen für die Veränderungen oder Unterschiede definieren. Auf der Grundlage der Buchhaltungsanalyse übermittelt der Dienstleister dem Auftraggeber die fachliche Grundlage für dessen Entscheidung.

Der Dienstleister muss die formelle und inhaltliche Kontrolle ausführen, bei der er den Wahrheitsgehalt und Genauigkeit der dargestellten Geschäftsvorgänge bewertet und bei er der er beurteilt, ob die geschäftlichen Vorgänge korrekt in den Geschäftsbüchern verbucht sind und ob der Zustand in den Geschäftsbüchern mit dem tatsächlichen Stand der Dinge übereinstimmt. 

3.1.3 Buchhaltungsleistungen des auf informationsrelevanten Buchhaltungssystems

Der Dienstleister übermittelt, präsentiert und erläutert dem Auftraggeber die buchhaltungsrelevanten Informationen, die aus der Geschäftstätigkeit des Auftraggebers hervorgehen. Die buchhaltungsrelevanten Informationen dienen dem Auftraggeber, unabhängig davon, ob sie von dessen internen oder externen Nutzern verwendet werden. Der Dienstleister muss bei der Übermittlung der Informationen im Rahmen der internen Berichterstattung ganz besonders vorsichtig sein, da diese die Grundlage für die geschäftlichen Entscheidungen des Auftraggebers bilden. 

Der Dienstleister bewahrt die Buchhaltungsbelege, die Geschäftsbücher und Berichte des Auftraggebers mit der ihnen gebührenden Sorgfalt und auf die für die Buchhaltung übliche Weise gemäß den Vorschriften auf. Die Buchhaltungsbelege, Geschäftsbücher, und Berichte müssen beim Dienstleister so aufbewahrt werden, dass sie Unbefugten nicht zugänglich sind. Die Aufbewahrung muss an einem sicheren Ort erfolgen und die Dokumente dürfen Staub, Feuchtigkeit oder Hitze nicht ausgesetzt sein. Erfolgt die Dokumentation des Auftraggebers in elektronischer Form, dann muss der Dienstleister eine entsprechende Absicherung vor dem Zugriff von unbefugten Personen und vor Verlust aufgrund einer Beschädigung der Computerausstattung zusichern. Der Auftraggeber und der Dienstleister vereinbaren den Zeitraum, wie lange der Dienstleister die Buchhaltungsbelege, Geschäftsbücher und Berichte aufbewahren wird sowie die Art und Weise der Aufbewahrung. 

Der Dienstleister und der Auftraggeber können vereinbaren, dass der Dienstleister für den Auftraggeber die Buchhaltungsbelege, Geschäftsbücher und Berichte aufbewahren wird. In diesem Fall muss der Dienstleister alle Voraussetzungen für die Verwaltung und Aufbewahrung von Archivmaterial erfüllen, die für diesen Fachbereich gilt und wie sie in den Vorschriften geregelt ist.

Sämtliche Belege, Geschäftsbücher und Berichte, die der Dienstleister aufbewahrt, müssen auf Verlangen des Auftraggebers zurückgegeben werden. Der Dienstleister darf die Buchhaltungsbelege, Geschäftsbücher und Berichte des Auftraggebers nicht zurückbehalten, wenn dieser mit seiner Zahlung für die ausgeführten Dienstleistungen in Verzug ist, außer wenn dies in dem Vertrag mit dem Auftraggeber anders geregelt ist.

Alle Belege, Geschäftsbücher und Berichte des Auftraggebers, die der Dienstleister aufbewahrt und die nicht mehr in Verwendung sind bzw. die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, hat der Dienstleister in eine nichtentzifferbare Form zu bringen. Nicht mehr verwendbare elektronisch gespeicherte Belege, Geschäftsbücher und Berichte werden aus dem Speichermediums gelöscht. Wenn der Dienstleister die Speichermedien verwirft, verkauft oder auf andere Art entfremdet, dann muss die Dokumentation des Auftraggebers geschützt werden, so dass sie mit den gewöhnlichen Leseverfahren nicht entziffert werden können.

3.2 Nicht-buchhalterische Dienstleistungen

Der Dienstleister kann auf der Grundlage des Vertrags auch nicht buchhaltungsbezogene Dienstleistungen ausführen. Es muss hervorgehoben werden, dass Dienstleistung des Zahlungsverkehrs ohne den Auftrag der zuständigen Person des Auftraggebers, das Führen von Kassenbelegen, die Abrechnung von Dienstreiseaufträgen, die Ausführung der jährlichen Inventuren, die Revision der Nachweise für den Auftraggeber der Buchhaltungsleistungen, die Führung der Steuerpolitik des Auftraggebers sowie die Verabschiedung von geschäftsführungsrelevanten Entscheidungen nicht im Einklang mit den Buchhaltungs- und Organisationsgrundsätzen des gesamten Geschäftsprozesses stehen.

Der Dienstleister kann die Löhne sowie andere persönliche Einnahmen abrechnen, Rechnungen ausstellen, Zahlungen einfordern sowie Verzugszinsen berechnen, wenn der Auftraggeber die Ausführung der Dienstleistung kontrolliert, die nicht im Rahmen des Dienstleisters organisiert ist.
Der Dienstleister kann den Auftraggeber bei der Organisation und Ausführung der Buchhaltung beraten. Dabei muss er den Kodex der Buchhaltungsgrundsätze, die slowenischen Buchhaltungsnormen, die IAS/IFAS sowie anderen Vorschriften beachten. 

4 Personal

4.1 Struktur

Der Dienstleister muss mindestens eine Person angestellt haben, die folgende Voraussetzungen erfüllt:

• bestandene Prüfung nach dem Programm der Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS), die zum Titel Fachleiter einer Buchhaltungsfirma berechtigt oder 
• Bescheinigung der Wirtschaftskammer Sloweniens (GZS) nach dem Programm zur Qualifikation für die Leitung einer Buchhaltungsfirma oder
• Berechtigung zum Fachtitel mit der Bezeichnung „geprüfter Buchhalter“ bzw. Buchhaltertitel, erworben beim Slowenischen Institut für Revision (Slovenski inštitut za revizijo) oder
• Erfolgreich abgelegte Prüfung nach dem ACCA-Programm oder
• CIPFA – Zertifikat als internationales Diplom zum Fachmann im Bereich der Buchhaltung und der Rechnungslegung des Instituts für öffentliches Finanz und Rechnungswesen (CIPFA/The Chartered Institute of Public Finance and Accountancy).

Der Dienstleister muss, je nach dem Umfang der mit den Auftraggebern vertraglich vereinbarten Arbeit, ausreichend fachlich ausgebildete Angestellte haben, um die in Auftrag gestellten Dienstleistungen rechtzeitig und verantwortungsvoll ausführen zu können.

Ein Dienstleister mit über vier Angestellten, muss ein entsprechender Akt über die interne Organisation und die Systematisierung der Arbeitsplätze haben. Im Rahmen der Systematisierung müssen die Arbeitsstellen der Buchhalter definiert werden, ob sie reine Buchhaltungsleistungen ausführen bzw. ob sie Kostenpläne bzw. Kostenvorschauen erstellen, Konten prüfen und buchhalterische Kontrolle und Aufsicht ausführen. Auch für die anderen Buchhaltungs- und Rechnungsführungsleistungen ist es wichtig, entsprechende Arbeitsplätze zu schaffen, wie Lohnabrechner und Ähnliches. 

4.2 Aus- und Fortbildung

Der Dienstleister muss den Angestellten eine ständige Fort- und Weiterbildung gewährleisten sowie ständig für ein entsprechendes Niveau an Fachkenntnissen sorgen, das unbedingt für eine erfolgreiche und effektive Ausführung der vereinbarten Dienstleistungen erforderlich ist. Er muss mit Sorgfalt die qualifizierten und hochwertigen Fortbildungsorganisationen auswählen, die in der Lage sind, den Mitarbeitern die entsprechenden Kenntnisse zu vermitteln. 

4.3 Vertragsverhältnisse

Der Dienstleister muss mit seinen Angestellten und anderen Fachexperten, die er für die Ausführung seiner Tätigkeit benötigt, entsprechende schriftliche Verträge abschließen, worin eindeutig und klar die Rechte und Pflichten definiert sind, die bei der Ausführung der einzelnen Arbeit entstehen. 

Im Hinblick auf den Schutz des Auftraggebers und die Sensibilität der Daten, mit denen der Dienstleister arbeitet, muss der mit den Angestellten und dem anderen Fachpersonal abgeschlossene Vertrag entsprechende Bestimmungen über den Schutz der persönlichen Daten, die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen sowie das Steuergeheimnis enthalten. 

Die Verträge müssen gemäß den geltenden Vorschriften abgeschlossen werden. Empfohlen wird, dass das Vertragsverhältnis über einen längeren Zeitraum abgeschlossen wird.

4.4 Externe Mitarbeiter

Externe Mitarbeiter sind Personen, die in Form eines Werkvertrags oder einer anderen Vertragsform die Arbeit beim Auftragnehmer ausführen. Die anderen Mitarbeiter beim Dienstleister müssen für die Ausführung von Buchhaltungs-, Rechnungsprüfungsleistungen sowie anderen Dienstleistungen entsprechend ausgebildet sein.

5 Arbeitsumgebung

5.1 Informationstechnologie (IT)

Der Dienstleister muss für sämtliche Informationstechnologie eine Lizenz besitzen, insofern eine solche verlangt wird. Dabei muss er solche IT-Systeme verwenden, deren Anschaffung oder Miete gesetzlich erlaubt sind. 

Der Dienstleister muss ein solches IT-System verwenden, das jederzeit den Einblick in die Geschäftsbücher ermöglicht. Empfohlen wird, dass der Dienstleister bei seiner Arbeit ein solches IT-System verwendet, das dem Auftraggeber einen direkten Einblick in seine Daten ermöglicht. Dabei wird empfohlen, dass der Dienstleister bei seiner täglichen Arbeit moderne IT-Lösungen verwendet, die eine möglichst schnelle Dateneingabe ermöglichen und die auf dem System der einmaligen Dateneingabe gründet.

Das IT-System muss das Lesen, die Eingabe und die Erstellung einer e-Rechnung gemäß den vorgeschriebenen Normen ermöglichen. Zugleich muss das IT-System die Erstellung von Auszügen ermöglichen, die in verschiedene Formate exportiert werden können, wie z. B. excel, pdf, xml, u. Ä.

Der Dienstleister muss jederzeit den Einblick und die Ansicht bzw. den Ausdruck aus den Geschäftsbüchern für die vergangenen 10 Jahre ermöglichen. Daraus folgt, dass die Speicherplatz eine ausreichende Leistungskapazität haben müssen, entsprechen abgesichert und vor dem Zugriff von Unbefugten geschützt sein müssen. Der Dienstleister muss die tägliche Archivierung der Datenbanken zusichern.

Der Auftragnehmer muss ebenfalls einen entsprechenden Virenschutz gewährleisten, wodurch die Beschädigung der Daten auf den Datenspeichern verhindert wird. Das Antivirussystem muss laufend aktualisiert werden.

Speichert der Auftragnehmer die Daten in einem entfernten Rechenzentrum (Cloud Computing) ab, so muss er mit dem Anbieter dieser Lösung einen Vertrag abgeschlossen haben, der u. a. die Art und das System des Datenschutzes sowie jederzeit wiederholt die Auszüge aus den vergangenen 10 Jahre ermöglichen muss. Für den Datenschutz des Auftraggebers mithilfe des Cloud Computing ist der Dienstleister zuständig.

Verwendet der Dienstleister für die Durchführung der Dienstleistung das IT-System des Auftraggebers, so ist der Auftraggeber für den Datenschutz zuständig. 

Empfohlen wird, dass der Dienstleister entweder einen internen Bevollmächtigten hat oder mit einem externen Unternehmen einen Vertrag abgeschlossen hat, damit dieses für das richtige Funktionieren der gesamten IT-Technologie sorgt.

5.2 Räumlichkeiten

Die Arbeitsräume, in denen der Arbeitsprozess abläuft, müssen den Gesetzesanforderungen entsprechen, die in den entsprechenden technischen Normen definiert sind. Der Dienstleister ist verpflichtet, die Erklärung über die Sicherheit am Arbeitsplatz zur Verfügung zu halten, aus der hervorgeht, dass die Arbeitsräume ausreichend beleuchtet, lärmgeschützt und beheizt sind. Gleichzeitig müssen die Arbeitsräume entsprechend gelüftet sein.

Der Dienstleister muss ebenfalls folgende Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten:

• Einbruchsschutz,
• Brandschutz sowie
• Aufbewahrung bestimmter Gegenstände im Tresor.

Der Dienstleister selbst entscheidet, auf welche Art er diese Maßnahmen zusichern wird, jedoch muss er den freien Durchgangsverkehr von Unbefugten verhindern, vor allem um die ihm vom Auftraggeber zur Bearbeitung anvertrauten Daten zu schützen.

Außerdem muss er entsprechende Brandschutzmaßnahmen zuzusichern, die verhindern, dass die Unterlagen und die Daten vollständig verbrennen bzw. vernichtet werden.

5.3 Raumausstattung 

Die Ausstattung der Geschäftsräume muss zusichern, dass die Arbeitsplätze entsprechend ergonomisch eingerichtet sind. Dabei sind die richtige Stuhlwahl, die entsprechende Höhe und Oberfläche des Arbeitstisches, die geeigneten Monitore und andere Ausstattung wichtig.

Der Dienstleister hat außerdem dafür zu sorgen, dass bestimmte Gegenstände, wie z. B. persönliche Zertifikate der Angestellten, Passworte für den Zugang zu den Programmen, die den Zahlungsverehr ausführen, u. Ä. entsprechend einbruchgeschützt sind. Als entsprechender Schutz zählen Tresore bzw. abschließbare spezielle Metallschränke. Außerdem können solche Gegenstände auch an einem anderen Standort aufbewahrt werden, der ebenfalls entsprechend gesichert ist.

6 Auftraggeber

6.1 Preisgestaltung

Der Dienstleister gestaltet die Preise für seine Dienstleistungen, indem er seinen eigenen Preis berechnet. Der Dienstleister für Buchhaltungsleistungen darf seine Dienstleistungen nicht unter seinem eigenen Preis anbieten.

Der Dienstleister erstellt seine Preisliste, die dem Auftraggeber jederzeit zugänglich sein muss und bei Vertragsabschluss vorgelegt wird.

Sind die Kosten für die Dienstleistungen aufgrund von besonderen Umständen in Zusammenhang mit den ausgeführten Dienstleistungen wesentlich höher als erwartet, dann muss der Dienstleister den Auftraggeber darüber in Kenntnis setzen und eine Erklärung zusichern.

6.2 Angebot der Dienstleistungen

Der Dienstleister unterbreitet auf der Grundlage einer Beurteilung einer zu erbringenden Leistung ein Angebot für seine Dienstleistungen, die er hochwertig ausführen kann. Der Dienstleister verpflichtet sich, den Auftraggeber nicht durch die Aufzählung von Dienstleistungen, die er nicht rechtzeitig und hochwertig erfüllen kann, zu täuschen.

Der Dienstleister ist, im Falle, dass die Aufgabe des Auftraggebers seine Möglichkeiten überschreitet, dazu verpflichtet, den Auftraggeber umgehend darüber in Kenntnis zu setzen. Sollte der Dienstleister bei der Ausführung solcher Aufgaben externe Mitarbeiter benötigen, dann muss mit dem Auftraggeber eine zusätzliche Vereinbarung abgeschlossen werden.

6.3 Berufshaftpflichtversicherung

Der Dienstleister muss sich stets die potentiellen Gefahren bei der Ausführung seiner Geschäftstätigkeit vor Augen halten. Dazu gehören Fehler bei der Ausführung der Dienstleistungen, die Vernichtung von Daten und Dokumenten aufgrund von Hoher Gewalt, Arbeitsunfälle, u. Ä. Wenn der Dienstleister den Zahlungsverkehr für den Auftraggeber ausführt, ist es sinnvoll, den Versicherungsschutz auszuweiten und außerdem noch die potentielle missbräuchliche Verwendung einzubeziehen.

Das Mitverfolgen der potentiellen Gefahren ist deshalb so wichtig, damit der Dienstleister dem Auftraggeber, weder direkt noch indirekt, wirtschaftlichen Schaden zufügt. In diesem Zusammenhang stellen die Berufshaftpflichtversicherung und die Unfallversicherung für den Auftraggeber wichtige Garantien für die Sorgfalt des Dienstleisters dar.

6.4 Abschluss eines Vertragsverhältnisses

Der Buchhaltungsvertrag muss alle vom Dienstleister auszuführenden Buchhaltungsleistungen genau definieren. Es wird empfohlen, dass die Mindestanforderungen dem Standardvertrag der Kammer für Buchhaltungsservice-anbieter (ZRS) bzw. dem slowenischen Obligationsrecht entsprechen.
Schließen Auftraggeber und Dienstleister eine Vereinbarung über eine längere geschäftliche Zusammenarbeit ab, dann wird empfohlen, den Vertrag in schriftlicher Form abzuschließen. Bei einmaligen Aufträge und Dienstleistungen gilt, dass eine mündliche Vereinbarung den Status eines Vertrags hat.
6.5 Auflösung des Vertragsverhältnisses

Bei der Auflösung des Vertragsverhältnisses verpflichten sich Dienstleister (Auftragnehmer) und Auftraggeber, die Artikel aus dem Vertrag über die Buchhaltungsleistungen konsequent zu beachten und auf diese Weise einen reibungslosen Übergang des Auftraggebers zu einem anderen Dienstleister (Buchhaltungsunternehmen) zu ermöglichen.

Der Dienstleister (Auftragnehmer) beachtet bei der Übergabe der Dokumentation die von der Kammer für Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) verabschiedeten Vorschriften über die Übergabe sowie die Artikel des Standardvertrags, die sich auf die Auflösung des Vertragsverhältnisses beziehen.

7 Verwendung

7.1 Datum der Verabschiedung und Inkrafttreten des Standards

Dieser Standard, den die Kammer für Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) auf ihrer 37. Sitzung am 07.10.2014 verabschiedet hat, tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.

8 Konformitätsbescheinigung

Die Bescheinigung des Anbieters der Buchhaltungsleistungen über die Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Standards stellt die Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) nach Erhalt der ausgefüllten Erklärung, die Bestandteil des Standards ist, aus. Die Bescheinigung gilt nur für die Ausführung von Buchhaltungsdienstleistungen auf dem Gebiet der Republik Slowenien.

Missachtet der Anbieter der Buchhaltungsleistungen die Bestimmungen des Buchhaltungsstandards bzw. erfüllt er die darin aufgeführten Bestimmungen nicht, so kann die Kammer (ZRS) die ausgestellte Bescheinigung zurücknehmen bzw. aufkündigen.

Über die Aufkündigung entscheidet eine fachliche Kommission, die vom Vorstand der Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) ernannt wird.
Das Verzeichnis der ausgestellten und gültigen Konformitätsbescheinigungen wird von der Kammer der Buchhaltungsservice-Anbieter (ZRS) geführt und ist auf ihrer Internetseite veröffentlicht. 

Der Vorstand der ZRS legt die Höhe der Gebühren für die Ausstellung der Konformitätsbescheinigung fest.