Zbornica računovodskih servisov

Számviteli Szolgáltatók Standardja

 

1 Bevezető

A Standard a számviteli szolgáltatásokat végzők, illetve számviteli szolgáltatásokat nyújtó irodák (a továbbiakban: szolgáltatók) számára készült. 

A szolgáltató azért felel, hogy a szolgáltatásokat a számviteli standardok és elvek, törvényi előírások, a Szlovén Gazdasági Kamara Számviteli Szolgáltatók Kamarája (a továbbiakban: SZSZK) által ajánlott jó gyakorlat és a megrendelővel kötött szerződéssel összhangban nyújtsák. A szolgáltató ezt a felelősségét nem ruházhatja át más szolgáltatóra. A szolgáltató munkája során figyelembe veszi a Számviteli Szolgáltatók Kamarája által alkotott Kódexben meghatározott általános etikai elveket is. 

A Standard célja, hogy meghatározza azokat az alapvető feltételeket, amelyeknek a szolgáltatónak a tevékenysége során eleget kell tennie. A Standard meghatározza a minőségi szolgáltatások, a megfelelő szakemberek, munkakörülmények és a megrendelőkkel való megfelelő viszony biztosításához szükséges alapvető feltételeket. 

A Standard használójának figyelembe kell vennie azt a tényt, hogy a számviteli tevékenység a szakma, technológia fejlődése, a törvények és a piac változása miatt folyamatosan fejlődik. A fejlesztési megoldások akkor fogadhatók el, ha megőrzik a szolgáltatások minőségi szintjét és nem ellentétesek jelen Standarddal. 

2 Kulcsfontosságú fogalmak meghatározása

2.1 Számviteli szolgáltató 

A szolgáltató üzleti szubjektum, amely a megrendelők számára számviteli szolgáltatásokat nyújt és ebbe a tevékenységbe egy vagy több számviteli szakembert von be, akik tiszteletben tartják szakmájuk alapelveit. A szolgáltató szakmai számviteli szolgáltatásaiért a számviteli szolgálat szakmai vezetője felelős. 

2.2 Megrendelő

A szolgáltatás megrendelői mindazok az üzleti szubjektumok és természetes személyek, akik a szolgáltatónál fizetés ellenében számviteli szolgáltatást rendelnek. A megrendelők a számviteli szolgáltatások végzéséről általában szerződést kötnek a szolgáltatóval. A megrendelők közvetlenül felelősek a teljes dokumentációért, amelyet a számviteli szolgáltató átvesz és a nevükben rendszerez. 

2.3 Számviteli szolgáltatások

A számviteli szolgáltatás számviteli és egyéb szolgáltatást jelent. A számviteli szolgáltatás könyvelést, számviteli előrejelzés készítését, számviteli ellenőrzést és számviteli elemzést jelent. Az egyéb szolgáltatás pedig számvitel és könyvvitel szervezését, számviteli képzést, tanácsadást és egyéb szolgáltatásokat jelent. 

2.4 Számvitel

A számvitel olyan számviteli feladatokat jelent, amelyeket számviteli szolgáltató és információs részrendszerrel végeznek. A számviteli szolgáltató-rendszer könyvelést, előrejelzés készítését, elemzést és számviteli ellenőrzést jelent. A számviteli információs rendszer számviteli tájékoztatást, a számviteli adatok és információk őrzését és archiválását jelenti, valamint jelentés készítését a számviteli ellenőrzésekről. 

2.5 Adatok 

Az adat semleges közlés valamely még nem értékelt jelenségről. Az adat az információtól abban különbözik, hogy adat alapján nem lehet üzleti döntéseket hozni. Több adatból információkat lehet kapni. A számviteli adatok csak az adatok egy részét képezik és a számviteli információs rendszerbe történő befektetést jelentik. A számvitelben az információszerzéshez számviteli és nem számviteli adatokat használnak. 

2.6 Információk

Az információ ismert felhasználóhoz célzottan irányított közlés, amelynek ismert a célja. Az információ az információs rendszer eredménye. Az információ adatfeldolgozás alapján keletkezik. A felhasználó számára az információ akkor hasznos, ha az információ alakítója megfelelően tudja elemezni az adatokat, a felhasználó pedig érti ezt az információt és fel tudja használni, valamint veszély- vagy biztonságérzetet kelt benne. Éppen ezért a felhasználó számára hozzáférhetővé kell válnia, pontosnak, teljesnek, tömörítettnek, megfelelőnek, érthetőnek kell lennie és kellő időben kell rendelkezésre állnia.

2.7 Dokumentáció

A dokumentáció a megrendelő olyan számviteli bizonylata, üzleti könyve és egyéb nyilvántartása, amelyekkel a szolgáltató a Szlovén Számviteli Standardokkal (a továbbiakban: SZSZS) és a Nemzetközi Számviteli Standardokkal (a továbbiakban: NSZS) összhangban rendelkezik. 

2.8 Számviteli bizonylatok

A számviteli bizonylatok olyan adathordozók, amelyeket a szolgáltató az üzleti könyvekbe visz be, dolgoz fel és belőlük számviteli információkat szerez. Eredeti számviteli bizonylatok általában a szolgáltatónál nem keletkeznek. 

2.9 Számviteli elszámolás

A számviteli elszámolások a számvitel olyan végtermékei, amelyek a múltbéli állapotokról és folyamatokról tartalmaznak számviteli adatokat. Teljes üzletegységre vagy annak alkotóelemeire vagy egyes tevékenységekre (későbbi beszerzés, termelés vagy értékesítés kalkulációja) készülnek. A számviteli elszámolás olyan szintetikus beszámoló, amely pénzben van kifejezve és könyvviteli adatokból készül. A számviteli elszámolások a teljesebb áttekintés és összehasonlítás érdekében tartalmazhatnak egyéb adatokat is. 

Teljes vállalatra vagy annak részeire vonatkozó számviteli elszámolások üzleti évre, évközi időszakokra és különleges igényekre készülnek. A megrendelőknek készülő beszámolók idején aktuálisak. 

2.10 Szakemberek

A szolgáltató számviteli szakembereket (számviteli vezetőket és könyvelőket), valamint más, a tevékenységének végzéséhez szükséges alkalmazottakat (adótanácsadók, jogászok, üzleti tanácsadók, személyzetisek...) foglalkoztat. 

Foglalkoztatottnak számít az a vállalkozó is, aki a tevékenységet egyéni vállalkozóként és annak az egyszemélyes társaságnak egyetlen tagjaként végzi, amelynek cégvezetője vagy ügyvezetője. 

2.11 Munkakörülmények

Munkakörülmények alatt értendők a megfelelő helyiségek, funkcionális irodabútor és megfelelő kapacitású kommunikációs technológia, amellyel a szolgáltató rendelkezik. 

3 A szolgáltatások végzése

A számviteli szolgáltatók számviteli és amellett nem számviteli szolgáltatást is nyújthatnak. 

3.1 Számviteli szolgáltatások

A számviteli szolgáltatásokat üzletvezetői, szolgáltató és információs számviteli részrendszerekre osztjuk. 

A számviteli szolgáltatás végzése során a szolgáltatónak együtt kell működnie a megrendelővel. Ez különösen akkor fontos, amikor a megrendelő számára információkat kell szolgáltatni. A szolgáltatónak éppen ezért folyamatosan képeznie kell a megrendelőt. A számviteli szolgáltatások fontos eleme a megrendelő képzése, amelynek célja a számviteli rendszer és különösen a számviteli információk megértése. 

3.1.1 Az üzletvezetői számviteli rendszer számviteli szolgáltatásai 

A szolgáltató az üzletvezetői számviteli rendszer keretein belül tervezi, szervezi és ellenőrzi a számviteli folyamatokat, valamint részt vesz a teljes számviteli információs rendszer tervezésében és szervezésében. A számviteli információs rendszerről a megrendelő dönt. A számviteli tervet és szervezeti felépítését a számviteli szabályzatban vagy a számvitel egyéb olyan szabályaiban kell rögzíteni, amelyeket a megrendelő felelős személye fogad el. 

A szolgáltató tervezi és szervezi a könyvelést, a számviteli előrejelzést, a számviteli elemzést és számviteli ellenőrzést, az adatok és információk kimutatását, valamint a bizonylatok, üzleti könyvek, beszámolók és a megrendelő számára fontos egyéb számviteli rendszerrel kapcsolatos okiratok megőrzését és archiválását. Terveznie és szerveznie kell legalább a számvitel azon részét, amely számára a szolgáltatást nyújtja. Azonban tervezheti a számvitel egyéb területeit is. A szolgáltató a belső beszámoló felelőse, éppen ezért részt kell vennie azon belső beszámoló tervezésében és szervezésében, amely nem tartozik a számvitelhez. 

A könyvelés számára a szolgáltatónak legalább az alábbiakat kell megterveznie és megszerveznie: 

  • az eredeti és származékos számviteli bizonylatok rendszerét, azok mozgását és jóváhagyását,
  • üzleti könyveket, az adatok üzleti könyvekbe történő beviteléhez szükséges kódlistát és folyamatot,
  • a szükséges elszámolásokat, azok elkészítésének határidejét és az elszámolások megrendelőhöz történő eljuttatásának módját. 

A megrendelő és a szolgáltató megállapodnak a határidőkben és arról, hogy a megrendelő milyen módon fogja a szolgáltatóhoz eljuttatni a számviteli bizonylatokat. Az eljuttatás határidejének és módjának biztosítania kell a szolgáltató számára az üzleti események határidőre és megfelelő sorrendben történő nyilvántartását. A számviteli bizonylatok eljuttatásának végső határidejét és módját az a szolgáltató határozza meg, amely azért felelős, hogy az üzleti események időben nyilván legyenek tartva az üzleti könyvekben. Abban az esetben, ha a megrendelő késik a számviteli bizonylatok eljuttatásával, a szolgáltató megszakíthatja a számviteli szolgáltatások nyújtását és a szerződéses jogviszonyt. Az okiratok gyorsabb átvitele és feldolgozása érdekében javasolt az elektronikus kommunikációs utak használata. Javasolt az SZSZK által elfogadott Típusszerződések mellékletben található Protokoll figyelembe vétele.

A szolgáltatónak úgy kell terveznie és szerveznie az üzleti könyveket, hogy azok a lehető legjobban szolgálják a megrendelő számviteli információs szükségleteit és egyúttal ne igényelnek felesleges könyvelői munkát. 

Minden megrendelő számára külön konkrét terv készül. A szolgáltatónak a megrendelő szükségleteinek megfelelő belső beszámolóhoz terveznie kell a szakmai felelősök listáját, a költséghelyeket és egyéb más dimenziókat. A kódlistákat a beszámolási szükségletek miatt szisztematikusan rendezni kell.
A szolgáltató tervet készít és szervezi a beszámolók készítését. A megrendelő és a szolgáltató megállapodnak az elszámolások elkészítésének határidejében. Itt a szolgáltatónak figyelembe kell vennie a külső beszámolókhoz készülő elszámolásokra vonatkozó törvényi kötelezettségeket és megrendelő belső beszámoló iránti igényét. A kivitelezőnek úgy kell terveznie a számviteli elszámolásokat, hogy azok közvetlenül összehasonlíthatóak legyenek az előrejelzésekkel.

A számviteli előrejelzéshez a szolgáltató előrejelzési tervet készít, amely tartalmazza az előrejelzések készítéséhez szükséges információk célját, tervét, idejét és elkészítésük folyamatát. Az előrejelzés szerkezetének meg kell egyeznie az elszámolás szerkezetével. A szolgáltató a megrendelővel együttműködve szervezi az előrejelzés folyamatát. 

A szolgáltató és a megrendelő megállapodnak a számviteli elemzés terjedelmében. A szolgáltatónak ez alapján kell terveznie az elemzések előkészítését, kivitelezését és bemutatását. A tervben módszertanilag össze kell hangolnia a számviteli előrejelzéseket és elszámolásokat. A számviteli elemzés szükségleteire vonatkozó tervhez kell igazítania a könyvelői nyilvántartásokat. Ez azt jelenti, hogy a szolgáltatónak a könyvelési nyilvántartás és számviteli előrejelzés tervezése során már az elejétől figyelembe kell vennie a számviteli elemzés követelményeit. 

A szolgáltató kidolgozza a tervet és szervezi a könyvelés, a számviteli előrejelzés és a számviteli elemzés ellenőrzését. 

3.1.2 A szolgáltatói számviteli rendszer számviteli szolgáltatásai

A számvitel a belső beszámolás szükségletei, a Számviteli elvek kódexe, a belső beszámoló elveit tartalmazó kódex, az SZSZK és azon törvények és előírások, valamint NSZS alapján történik, amely a számvitelt rendezi a Szlovén Köztársaság területén. 

A szolgáltatói számviteli rendszerben a számviteli szolgáltatások:

  • • könyvvitelre,
  • • számviteli előrejelzésre, 
  • • számviteli tanulmányozásra és
  • • számviteli ellenőrzésre terjednek ki.

A szolgáltató a könyvelés keretén belül gyűjti, rendezi és könyveli az adatokat, elszámolásokat készít és folyamatosan vagy visszamenőleg kimutatásokat készít a megrendelőnek. 

A könyvelési adatokat csak megfelelő számviteli bizonylatok alapján lehet gyűjteni. 

Eredeti számviteli bizonylatokat a számviteli szolgáltatás megrendelője bocsát ki, fogad be és igazol. Ha a szolgáltató a tervezett okiratoktól való eltérést vagy az okiratokkal kapcsolatban a törvényi vagy szakmai rendelkezések megsértését tapasztalja, akkor a megrendelőtől ennek kiküszöbölését követeli. A számviteli szolgáltatások megrendelőjének igazolnia kell az eredeti számviteli bizonylatok hitelességét. 

Ajánlott, hogy a szolgáltató vezessen nyilvántartást azokról a bizonylatokról, amelyeket a megrendelőtől átvesz. Ha a megrendelő elektronikus úton küldi a bizonylatokat, akkor legyen elég információ ahhoz, hogy ellenőrizni lehessen a küldött bizonylatok milyenségét és azt is, hogy azokat a szolgáltató mikor kapta kézhez vagy mikor küldte el. 

Minden szolgáltatónak arra kell törekednie, hogy az adatok az üzleti esemény után a lehető legrövidebb időn belül bejegyzésre kerüljenek az üzleti könyvekbe. Amikor a megrendelő saját beszámolási szükségletei miatt kíván az adatokhoz hozzáférni, akkor a szolgáltató legkésőbb a könyvelési bizonylat kézhezvételétől számított 5 (öt) napon belül köteles hozzáférést biztosítani az üzleti könyvekben található adatokhoz. Az üzleti események üzleti könyvekben történő nyilvántartásának végső határideje az elszámolások készítése előtt 3 (három) nap, mert így az üzleti könyvekben elvégezhető az adatok számviteli ellenőrzése. Abban az esetben, ha az elszámolás nem havonta készül, az üzleti eseményt a folyamatos nyilvántartás érdekében a keletkezése napjától számított következő hónap végéig kerül könyvelésre. 

Az elszámolás külső és belső beszámoló, valamint egyéb számviteli szolgáltatások miatt készül. A szolgáltatónak a szükséges elszámolásokat legalább 2 nappal a számviteli beszámolók készítése előtt el kell készítenie, illetve kellő időben, hogy az elszámolások számviteli ellenőrzését el lehessen végezni.
A szolgáltató a megrendelőnek a számviteli előrejelzéshez előrejelzési kimutatásokat és egyéb előrejelzéseket készít. A szolgáltató a számviteli előrejelzések készítéséhez a tervezett számviteli kategóriákhoz adatokat gyűjt, rendez és dolgoz fel. Ennek végzése során figyelembe kell vennie úgy a számviteli adatokat, mint a tervezett események, a megváltozott üzleti környezet adatait, valamint a megrendelő tervezett üzleti döntéseit. A tervezett események, az üzleti környezet változásának, valamint a tervezett üzleti döntések adatait a megrendelőtől kell megszereznie, éspedig oly módon, hogy azokat megértse és a számviteli előrejelzés során korrekt módon figyelembe vegye. 

A szolgáltató csak akkor végezhet számviteli elemzést, ha erre felkészült. Az összegyűjtött adatok alapján meg kell állapítania az állapotot, változást, a tényleges és elvárt állapotok és a változások közötti különbséget, meghatározni a változások vagy különbségek okait. A szolgáltató a számviteli elemzés alapján a megrendelőnek szakmai alapokat nyújt a döntéshez.

A szolgáltatónak formális és tartalmi ellenőrzést kell végeznie, amely során megítéli a kimutatott üzleti események valódiságát és pontosságát, az üzleti események üzleti könyvekben történő megfelelő nyilvántartását, az állapot összehangoltságát a tényleges állapottal az üzleti könyvekben. 

3.1.3 A számviteli információs rendszer számviteli szolgáltatásai

A szolgáltató a megrendelő részére közvetíti, bemutatja és magyarázza a megrendelő tevékénységével kapcsolatos számviteli információkat. A számviteli információk a megrendelőt illetik meg, tekintet nélkül arra, hogy azt annak külső vagy belső felhasználói használják-e. A szolgáltatónak különösen körültekintőnek kell lennie a belső beszámolóval kapcsolatos információk közvetítésénél, hiszen a megrendelő ezen információk alapján hozza meg üzletvezetési döntéseit.

A szolgáltató a számviteli bizonylatokat, üzleti könyveket és beszámolókat a szakmai elvárásokkal és előírásokkal összhangban őrzi. A szolgáltatónak a számviteli bizonylatokat, üzleti könyveket és beszámolókat olyan módon kell tárolnia, hogy azokhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá. Tárolásukat biztonságos, portól, nedvességtől és hőhatástól mentes helyen kell megoldania. Amennyiben a megrendelő dokumentációját elektronikus formában tárolják, úgy a szolgáltatónak gondoskodnia kell az illetéktelen személyek behatolásának megakadályozásáról, illetve arról, hogy az adatok a számítástechnikai berendezések meghibásodása esetén se vesszenek el. A megrendelő és a szolgáltató megállapodnak arról, hogy a szolgáltató mennyi ideig és milyen módon fogja tárolni a számiveteli bizonylatokat, üzleti könyveket és beszámolókat.

A szolgáltató és a megrendelő megegyezhetnek abban is, hogy a szolgáltató megrendelő részére archiválja annak számviteli bizonylatait, üzleti könyveit és beszámolóit. Ebben az esetben a szolgáltatónak rendelkeznie kell az archív anyag kezeléséhez és tárolásához szükséges minden feltétellel, a szakmai elvárásokkal és előírásokkal összhangban. 

A szolgáltató által őrzött számviteli bizonylatokat, üzleti könyveket és beszámolókat a megrendelő kérésére vissza kell szolgáltatni megrendelőnek. Szolgáltató nem tarthatja vissza megrendelő számviteli bizonylatait, üzleti könyveit és beszámolóit, kivéve, ha a megrendelővel kötött szerződésben másképp nem rendelkeztek. 

Szolgáltatónak gondoskodnia kell arról, hogy a megrendelő minden általa tárolt, ám szükségtelenné vált és nem archiválandó számviteli bizonylatát, üzleti könyvét és beszámolóját olvashatatlanná tegye. Az elektronikus formátumban őrzött, szükségtelenné vált számviteli bizonylatokat, üzleti könyveket és beszámolókat törölni kell az adathordozóról, melyeken azokat tárolták. Amennyiben a szolgáltató az adathordozót kidobja, eladja vagy az más módon kerül ki a tulajdonából, ilyen esetben a megrendelő dokumentációját olyan módon kell védeni, hogy az általános olvasási módszerrel ne legyen olvasható. 

3.2 Nem számviteli szolgáltatások

Szolgáltató megrendelő részére a szerződés alapján nem számviteli szolgáltatásokat is nyújthat. Szükséges annak hangsúlyozása, hogy a megrendelő felelős személyének rendelkezése nélküli fizetési forgalommal, pénztár működtetésével, utazási rendelvények elszámolásával, éves összeírások bevezetésével és végrehajtásával, a számviteli szolgáltatás megrendelője kimutatásainak revíziójával, a megrendelő adópolitikájának vezetésével és az üzletvezetési döntések meghozatalával kapcsolatos szolgáltatások ellentétben állnak az üzleti folyamat számviteli és szervezési alapelveivel.
Szolgáltató végezheti a fizetések és egyéb személyi bevételek könyvelését, a számlázást, kintlévőségek behajtását és késedelmi kamatok felszámolását, amennyiben megrendelő felügyeli a nem a szolgáltató által végzett szolgáltatások kivitelezését.

Szolgáltató tanácsadást nyújthat megrendelőnek a számvitel rendezésénél és a számviteli szolgáltatásoknál. Ebben az esetben tiszteletben kell tartania a Számviteli Alapelvek Kódexét, az SZSZS-t, az NSZS-t és más előírásokat is.

4 Szakemberek

4.1 Szerkezet

Szolgáltatónak legalább egy olyan dolgozót kell alkalmaznia, aki rendelkezik:

  • az SZSZK programja alapján összeállított vizsgával, a számviteli szolgáltatók vezetője címmel, vagy
  • a Szlovén Gazdasági Kamarának a Számviteli Szolgáltatók Vezetőinek Képzési Programja alapján kiállított igazolással, vagy
  • a Szlovén Revízió Intézetnél szerzett tapasztalt számviteli vezető vagy számviteli vezető szakmai címmel, vagy
  • az ACCA program alapján megszerzett vizsgával, vagy
  • The CIPFA International Diploma tanúsítvánnyal és a The Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA) intézmény Public Sector Acoounting tanúsítványával.

Szolgáltatónak a megrendelővel kötött szerződésben szereplő feladatokhoz elegendő számú megfelelően képzett alkalmazottal kell rendelkeznie, hogy a megrendelt szolgáltatásokat időben és felelősségteljesen végezhesse el. 

A több mint négy alkalmazottal rendelkező szolgáltatóknak a munkafolyamatok belső megszervezéséhez és rendszerezéséhez megfelelő dokumentummal kell rendelkezniük. A rendszerezés keretében szükséges a könyvelő munkakörének meghatározása, amennyiben könyvelési szolgáltatásokról van szó, ha pedig számviteli előrejelzési, tanulmányozási és felügyeleti szolgáltatást végeznek, úgy a számviteli vezető munkakörét kell meghatározni. Más számviteli szolgáltatások esetében is szükséges a megfelelő munkakörök meghatározása, mint amilyen a bérelszámoló és egyéb munkakörök. 

4.2 Képzés

Szolgáltatónak alkalmazottai részére állandó képzést kell biztosítania, valamint folyamatosan gondoskodnia kell arról is, hogy azok szaktudása a szerződésben rögzített tevékenység elvégézéséhez szükséges, megfelelő szinten legyen. Szolgáltatónak gondosan kell megválogatnia a magas szakmai színvonalon lévő, minőségi képzési intézményeket, melyek lehetővé teszik, hogy az alkalmazottak megszerezzék a szükséges tudást.

4.3 Szerződéses jogviszony

Szolgáltatónak érvényes írásbeli szerződéssel kell rendelkeznie alkalmazottaival és a tevékenységéhez szükséges többi szakemberrel egyaránt. A szerződésekben világosan, egyértelműen rögzíteni kell, hogy az egyes munkáknál kinek mi a kötelezettsége és mik a jogai.

A megrendelő jogainak védelmében, arra való tekintettel, hogy a szolgáltató által kezelt adatok bizalmasak, az alkalmazottakkal és az egyéb szakemberekkel megkötött szerződésekben rendelkezni kell a személyi jogok és az üzleti titkok védelméről, valamint az adótitokról is.

A szerződéseket az érvényes előírásokkal összhangban kell megkötni. Ajánlott hosszabb ideig érvényes szerződések megkötése.

4.4 Külső munkatársak

A külső munkatársak alvállalkozók vagy egyéb üzleti szerződéssel dolgoznak a szolgáltatónál. A szolgáltatók egyéb munkatársainak rendelkezniük kell a számviteli és egyéb szolgáltatásokhoz szükséges képzéssel.

5 Munkakörülmények

5.1 Információs technológia

Szolgáltatónak rendelkeznie kell az általa használt információs technológia licenszeivel, amennyiben az ilyen licenszet megkövetelik. Emellett olyan információs rendszereket kell használnia, melyek megrendelése vagy kölcsönzése törvényes.

A szolgáltató által használt információs rendszernek lehetővé kell tennie az üzleti könyvekbe való állandó betekintést. Ajánlott, hogy a szolgáltató munkájához olyan információs rendszert használjon, amivel a megrendelő közvetlen betekintést nyerhet adataiba. Ajánlott továbbá, hogy mindennapi munkájához modern információs megoldásokat is használjon, melyek az egyszeri információbevitelen alapulnak és minél gyorsabb információbevitelt tesznek lehetővé.

Az információs rendszernek lehetővé kell tennie az előírásoknak megfelelő e-számla olvasását, bevitelét és létrehozását, s egyszersmind alkalmasnak kell lennie olyan dokumentumok létrehozására, amelyek más formátumokba, például excell, pdf, xml, stb. fájlokba is átalakíthatóak.

A szolgáltatónak biztosítania kell, hogy az üzleti könyvekbe 10 évre visszamenőleg akármikor betekintést lehessen nyerni, illetve azokból kivonatot lehessen készíteni. Ebből következik, hogy az adathordozóknak megfelelő teljesítményűeknek kell lenniük, megfelelő biztonsági intézkedésekkel, biztosítva, hogy az adatokhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá. Szolgáltatónak gondoskodnia kell az adatbázisok napi szintű archiválásáról.
Szolgáltatónak gondoskodnia kell a megfelelő vírusvédelemről is, amely megakadályozza az adathordozókon tárolt adatok meghibásodását. A vírusvédelmet állandóan frissíteni kell.

Amennyiben szolgáltató felhőt használ, úgy szerződéssel kell rendelkeznie kell az ilyen szolgáltatást kínálóval, melyben többek között meg kell határozniuk az adatok védelmének módját, valamint azt, hogy miként válik lehetővé, hogy tíz évre visszamenőleg bármikor kivonatot készíthessenek. A megrendelő felhőben tárolt adatainak védelméért a szolgáltató felelős.

Amennyiben a szolgáltató a szolgáltatás nyújtásához a megrendelő információs rendszerét használja, úgy az adatok védelméért a megrendelő felelős.
Ajánlott, hogy a szolgáltató rendelkezzen egy belső emberrel vagy egy külső szerződéses megbízottal, aki a teljes információs technológia szabályszerű működéséért felel.

5.2 Helyiségek

A helyiségeknek, melyekben a munka folyik, meg kell felelniük a törvényi előírásoknak, melyeket a technikai standardok határoznak meg. A szolgáltató köteles rendelkezni A munkahelyi biztonságról szóló nyilatkozattal, amiből következik, hogy a helyiségek elég világosak, védettek a zajártalomtól és biztosított a megfelelő fűtésük. Gondoskodni kell a helyiségek megfelelő szellőztetéséről is.

A szolgáltatónak gondoskodnia kell a következő biztonsági intézkedésekről is:

  • betörés elleni védelem,
  • tűzvész elleni védelem és
  • bizonyos tárgyak trezorban való őrzése.

Szolgáltató maga dönti el, hogy miként gondoskodik a felsorolt intézkedések kivitelezéséről, azonban mindenképpen meg kell akadályoznia illetéktelen személyek szabad mozgását az épületben, ami legfőképpen a megrendelő részéről feldolgozásra rábízott adatok védelme miatt szükséges. 

Gondoskodni kell a megfelelő tűzvész elleni intézkedésekről is, melyek kizárják annak lehetőségét, hogy a dokumentáció és az adatok teljes egészében tűz áldozatává válhassanak vagy annak következtében tönkremehessenek. 

5.3 A helyiségek berendezése

Az üzleti helyiségek berendezésének lehetővé kell tenniük a munkahely megfelelő ergonómiai kialakítását. Fontos a szék megfelelő megválasztása, a dolgozóasztal megfelelő magassága és felülete, a megfelelő monitorok és egyéb felszerelés. 

A szolgáltatónak gondoskodnia kell arról is, hogy bizonyos tárgyak, így pl. az alkalmazottak személyes tanúsítványai, a programokhoz való hozzáféréshez, a fizetési forgalom bonyolításához szükséges jelszavak, stb., megfelelő lopás elleni védelmet kapjanak. Megfelelő megoldásnak minősül a trezor, a kulcsra zárt speciális fémszekrény, illetve megoldás lehet az említett tárgyak más, megfelelő védelemmel ellátott helyszínen történő tárolása is.

6 Megrendelők

6.1 Árképzés

A szolgáltató saját árai alapján képzi szolgáltatásainak árát. A szolgáltató számviteli szolgáltatásait nem kínálhatja saját ára alatt.

A szolgáltató saját árlistát készít, amelyet a megrendelők mindig el tudnak érni, szerződéskötéskor pedig be is kell mutatnia.

Ha a szolgáltatás árai a szolgáltatás különleges körülményei miatt a vártnál lényegesen magasabbak, akkor a szolgáltatónak erről tájékoztatnia kell a megrendelőt és meg kell indokolnia a magasabb árat. 

6.2 Szolgáltatások nyújtása

A szolgáltató felbecsüli saját kapacitásait és ez alapján árajánlatot készít azokra a szolgáltatásokra, amelyeket jó minőségben el tud végezni. A szolgáltató kötelezi magát, hogy a megrendelőt nem fogja félrevezetni olyan szolgáltatás elvégzésének felajánlásával, amelyet nem tud majd időben és jó minőségben elvégezni. 

A szolgáltató köteles haladéktalanul értesíteni a megrendelőt, ha az általa megjelölt feladat meghaladja kapacitásait. Ha a szolgáltatónak az ilyen feladatok megoldásához külső munkatársakra van szüksége, úgy a megrendelővel kiegészítő megállapodást kell kötnie. 

6.3 Szakmai felelősségbiztosítás

A szolgáltató folyamatosan nyomon követi saját gazdálkodásának potenciális veszélyeit. Ide tartoznak a szolgáltatások végzése során keletkezett hibák, adatok és dokumentumok megsemmisülése vis maior, munkahelyi baleset stb. miatt. Ha a szolgáltató a megrendelő számára fizetési forgalmat bonyolít, akkor célszerű a biztosítási fedezetet kibővíteni és a fedezetbe beépíteni a sikkasztás lehetőségét.

A potenciális veszélyek nyomon követése azért fontos, hogy a szolgáltató a megrendelőnek sem közvetlenül, sem közvetve ne okozzon gazdasági kárt. Éppen ezért a szakmai felelősségbiztosítás és balesetbiztosítás fontos elemei a szolgáltató gondosságának. 

6.4 Szerződéskötés

A számviteli szolgáltatásokról szóló szerződésnek pontosan meg kell határoznia azokat a számviteli szolgáltatásokat, amelyeket a szolgáltató végezni fog. Javasoljuk, hogy a minimális követelmények összhangban legyenek az SZSZK típusszerződésével, ill. a hatályos kötelmi viszonyokról szóló törvénnyel.
Ha a megrendelő és a szolgáltató hosszabb üzleti együttműködésről kötnek szerződést, akkor célszerű írásos szerződést kötni. Egyszeri megrendelés és szolgáltatás esetén a szóbeli megállapodás szerződésnek minősül.

6.5 A szerződéses jogviszony felmondása

A szerződés felmondásakor a szolgáltató és a megrendelő kötelezik magukat, hogy következetesen betartják a számviteli szerződés rendelkezéseit és így lehetővé teszik, hogy a megrendelő zökkenőmentesen átmenjen a másik szolgáltatóhoz. 

A szolgáltató az üzleti dokumentáció átadás-átvételénél figyelembe veszi az Átadás-átvételi szabályzatot, amelyet az SZSZK adott ki, és azokat a Típus szerződéseket, amelyek a szerződéses jogviszony megszüntetésére vonatkoznak.

7 Alkalmazás

7.1 Az elfogadás dátuma és az alkalmazás kezdete

Jelen Standardot az SZSZK 37. ülésén, 2014.10.07-én fogadták el és 2015. január 1-el lépett életbe.

8 Megfelelőségi tanúsítvány

A számviteli szolgáltató Megfelelőségi tanúsítványát az SZSZK standardjai alapján adják ki, mégpedig a kitöltött nyilatkozat kézhezvételét követően, mely a Standard szerves részét képezi. Az igazolás csak a Szlovén Köztársaság területén végzett számviteli szolgáltatásokra vonatkozik.

Amennyiben a számviteli szolgáltató megszegi vagy nem tesz eleget a Standardban szereplő rendelkezéseknek, úgy az SZSZK a kiadott igazolást visszavonhatja.

A visszavonásról szakmai bizottság dönt, melyet az SZSZK operatív bizottsága nevez ki.

A kiadott és érvényben lévő megfelelőségi tanúsítványokat az SZSZK vezeti és jelenteti meg saját honlapján.

A megfelelőségi tanúsítványok díját az SZSZK operatív bizottsága határozza meg.


a Szolgaltato Nyilatkozata a Szamviteli Szolgaltatasokrol