Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska Unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj
Slovenija že od leta 2005 postopno korak za korakom uvaja elektronsko poslovanje tako na ravni poslovanja podjetij kot tudi državljanov. V praksi se dnevno srečujemo z uvajanjem novih elektronskih postopkov. Portal e-Uprava https://e-uprava.gov.si/ omogoča državljanom enostavno iz domačega naslonjača prijavo začasnega, prijavo stalnega bivališča, oddajo vloge za potrdilo o nekaznovanosti in še veliko več. Za dostop državljani potrebujejo ustrezno prijavno sredstvo npr. kvalificirano digitalno potrdilo ali mobilno identiteto smsPASS. Ustrezna prijavna sredstva v Sloveniji izdajajo štirje overitelji: SI-TRUST (SIGEN-CA, SIGOV-CA in smsPASS), Pošta®CA, AC NLB in Halcom CA. Novost je prijava z mobilno identiteto smsPASS, s katero lahko oblikujete elektronski podpis dokumentov ter se prijavite v e-storitve, ki podpirajo smsPASS. SPOT – Državni portal za poslovne subjekte in samostojne podjetnike http://evem.gov.si, pa podjetnikom, podjetjem in drugim poslovnim subjektom omogoča elektronsko poslovanje z državo ter nudi tudi informacije o pogojih za poslovanje v Sloveniji. E-postopke portala SPOT lahko uporabljajo samostojni podjetniki, gospodarske družbe in še nekateri drugi poslovni subjekti, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije. Vloge in zahtevke v imenu podjetja/poslovnega subjekta lahko odda zakoniti zastopnik ali njegov pooblaščenec. Za urejanje, oddajanje vlog, prilaganje prilog k vlogi in spremljanje postopka na portalu SPOT uporabniki / poslovni subjekti potrebujejo ustrezno programsko in strojno opremo. Kvalificirano digitalno potrdilo - Za podpisovanje in oddajanje dokumentov mora imeti brskalnik nameščeno eno izmed podprtih digitalnih potrdil. (SIGEN-CA, SIGOV-CA in smsPASS), Pošta®CA, AC NLB in Halcom CA), podpisno komponento ProXSign ali SI-PASS račun. Več… https://spot.gov.si/sl/e-postopki-in-storitve/pogoji-za-uporabo-e-postopkov-in-prijava-v-portal-spot/
Nekatere postopke/zahtevke lahko morajo poslovni subjekti že sedaj vlagati izključno elektronsko preko portala SPOT.
S 1. januarjem 2023 Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ZZZS) uvaja obvezno elektronsko vlaganje zahtevkov tudi za povračilo izplačanega nadomestila plače (v nadaljnjem besedilu: eZahtevki) prek informacijskega sistema SPOT oziroma vmesnika eNDM za poslovne subjekte, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije. Vlaganje eZahtevkov je omogočeno že od leta 2017, obvezno pa bo na podlagi novele Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja postalo s 1. januarjem 2023. Obvezno vlaganje eZahtevkov predstavlja nadgradnjo uvedbe elektronskega bolniškega lista, ki ga poslovni subjekti obvezno prevzemajo preko portala SPOT že od februarja 2020 dalje. Vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte prinaša prihranke pri času in sredstvih, hkrati pa vpliva na čas obdelave zahtevkov in nakazil refundacije nadomestil plač na ZZZS, saj se pri vlaganju eZahtevkov izognemo ročnemu vnosu vhodnih podatkov in možnim napakam in ohranjamo sprejemljive roke za nakazilo refundacij kljub povečevanju števila zahtevkov in obračunov v zadnjih letih (od leta 2007 se je število obračunov za refundacijo nadomestil plač na ZZZS povečalo za skoraj 100 %).
Vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT prinaša še druge prednosti:
· omogoča elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov prek elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim poslovnim subjektom, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo preprostejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS;
· omogoča uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij preko spletnega vmesnika. Vmesnik je zelo koristen za velike delodajalce, saj ni potreben večkratni ročni vnos podatkov;
· s pomočjo avtomatskih kontrol se zmanjša možnost napak pri vnosu podatkov, saj se omogoča preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in izvedbo informativnega izračuna nadomestila plač za posamezen obračun;
· omogoča pregledovanje vloženih zahtevkov na način, da lahko poslovni subjekt kadarkoli preveri, kakšen je status posameznega zahtevka in kateri obračuni znotraj zahtevka so bili odobreni. Omogočen je vpogled tudi v priznane refundacije v preteklih obdobjih (tudi pred prehodom na elektronsko vlaganje zahtevkov).
ZZZS ugotavlja, da se število poslovnih subjektov, ki so se odločili za vlaganje eZahtevkov povečuje, vendar številni zahtevke še vedno vlagajo ročno, med te spadajo tudi večji poslovni subjekti. ZZZS je v letu 2020 v fizični obliki prejel 184.611 zahtevkov poslovnih subjektov (od skupaj vloženih 329.242 zahtevkov) za 647.585.782 obračunov od skupaj 961.837 obračunov (na enem zahtevku je lahko več obračunov, za več različnih delavcev).
Obvezno vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije, bo dokončno uvedeno s 1. januarjem 2023. Gre za skrajni rok za vključitev v sistem SPOT, do katerega morajo biti vsi poslovni subjekti že vključeni v oddajanje eZahtevkov.
Po 1. januarju 2023 bodo zahtevke za refundacijo v papirni obliki lahko vlagali le delodajalci, ki so fizične osebe, in sicer za delavce, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016 (za gospodinjske pomočnice, osebne tajnice, delavce na kmetiji in podobno).
Poslovnim subjektom, ki zahtevke za refundacijo nadomestila plače še vedno oddajajo ročno, priporočamo, da se pripravijo na elektronsko obdelavo in oddajo zahtevka. Svetujemo, da proučijo možnosti, ki jim bodo za oddajo eZahtevkov najbolj ustrezale:
1. Oddaja eZahtevkov prek programa za plače
Če se bo poslovni subjekt odločil, da mu pogodbena programska hiša implementira vmesnik za pripravo eZahtevkov (modul eNDM v okviru vmesnika eBOL in eNDM), bo v lastnem programu za obračun plač pripravljal elektronske zahtevke za refundacijo nadomestil in jih preko vmesnika posredoval na ZZZS. Vmesnik eBOL in eNDM skupaj z ZZZS zagotavlja Ministrstvo za javno upravo. Informacije o pogojih uporabe so na voljo na povezavi: Vmesnik eBOL in eNDM. Prednost uporabe vmesnika je predvsem v tem, da poslovni subjekt zahtevek pripravi v okviru programa za plače in se nato avtomatsko posreduje prek vmesnika na ZZZS.
2. Oddaja eZahtevkov prek vmesnika eBOL in eNDM s strani računovodskega servisa
Poslovni subjekt, ki bo pripravo in oddajo eZahtevka prepustili računovodskemu servisu, ki ima program, ki omogoča povezavo do vmesnika eBOL in eNDM, mora računovodski servis za to pooblastiti. Obrazec pooblastila za delo preko vmesnika eBOL in eNDM je na voljo na povezavi: Pooblastilo za procesna dejanja prek vmesnika eBOL in eNDM. Izpolnjen in podpisan obrazec pooblastila je potrebno posredovati na najbližjo točko SPOT ali pa pooblastilo urediti elektronsko prek portala SPOT, vendar mora imeti v tem primeru zakoniti zastopnik digitalno potrdilo.
3. Oddaja e-zahtevkov prek portala SPOT
V primeru, da se bo poslovni subjekt odločil za vlaganje eZahtevkov neposredno prek portala SPOT, potrebuje:
· dostop do spleta – spot.gov.si,
· veljavno kvalificirano digitalno potrdilo,
· če oseba, ki bo oddajala eZahtevke, ni zakoniti zastopnik, potrebuje pooblastilo zakonitega zastopnika. Informacije o tem so v povezavi: Pooblaščanje za opravljanje postopkov prek portala SPOT.
Najkasneje konec leta 2022 morajo biti vsi poslovni subjekti pripravljeni za vlaganje eZahtevkov preko vmesnika eNDM ali neposredno preko portala SPOT, zato poslovne subjekte in njihove računovodske servise prosimo, da pravočasno pričnejo z aktivnostmi za pričetek vlaganja eZahtevkov.
Za dodatna pojasnila se lahko podjetja in podjetniki obrnejo na:
· klicni center za nadomestila: tel. št. 01 / 30 77 555
· elektronski predal klicnega centra: nadomestila@zzzs.si
· enotni kontaktni center MJU (glede uporabe vmesnika ali portala): ekc@gov.si · svetovalce SPOT https://spot.gov.si/sl/portal-in-tocke-spot/tocke-spot-in-notarji/seznam-tock-spot-svetovanje/ .
Tanja Jamnik
SPOT svetovanje osrednjeslovenske regije
Dimičeva 13, 1000 Ljubljana
https://www.gzs.si/SPOT
e-naslov: spot@gzs.si Vir:
- https://www.zzzs.si/novica/uvajamo-obvezno-elektronsko-vlaganje-zahtevkov-za-refundacije-nadomestil-plac/ - https://spot.gov.si/sl/e-postopki-in-storitve/pogoji-za-uporabo-e-postopkov-in-prijava-v-portal-spot/