Uničenje poslovne dokumentacije je po avgustovskih poplavah realnost mnogo-katerega podjetnika v prizadetih območjih. Kako naj ukrepa podjetnik in predvsem kako zadovoljiti zahtevam Finančne uprave Republike Slovenije (FURS-a) v tem primeru?
Uničenje poslovne dokumentacije povezane z davkarijo
Poslovna dokumentacija, ki je bila med poplavami uničena, je lahko izredno raznovrstne narave ali izvora. Pogledali si bomo kaj je tisto naj-nujnejše kar je potrebno postoriti v takem primeru in to je seveda uničenje poslovne dokumentacije povezane s plačevanjem davkov in poročanjem FURS-u.
Uničenje poslovne dokumentacije zahteva popis tega kar manjka! Najbolje je FURS-u situacijo tudi prijaviti!
Zakonske obveznosti prijave uničenja dokumentacije sicer FURS ne vidi, vendar ta priporoča zavezancem da preko eDavkov izvedejo prijavo uničenja poslovne dokumentacije v poplavah.
Potrebno pa je izvesti popis uničene dokumentacije, kar zahteva sestavo popisa izvedenega s strani nepristranske tretje osebe ali komisije. Le tako izveden popis je primeren in verodostojen.
Dokazno gradivo mora razvidno prikazati na kakšen način je bila dokumentacija uničena – torej da je moč razbrati ali je bila ta poplavljena, ali je zgorela ipd.. Priporočljivo je pripraviti tudi potrdila ali dokumentacijo o uničenju, predvsem fotografije poplavljenih prostorov, poročilo o nesreči za utemeljitev izgube dokumentacije.
Kako je potrebno hraniti poslovno dokumentacijo? Kaj vam lahko očitajo inšpektorji?
Priporočena je hramba tako izvirnikov v fizični, ter tudi digitalni obliki, kot tudi izdelava varnostnih kopij (kot to določa 38. člen Zakona o davčnem postopku).
Ustrezno hrambo dokumentacije nalagajo tudi Slovenski računovodski standardi v pravilih skrbnega računovodenja in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).
Zavezanec je navkljub uničenju dolžan storiti vse, da podatke iz uničene dokumentacije obnovi. Torej pridobi kopije dokumentacije od svojih dobaviteljev, kupcev, ipd.. Prav tako lahko zbere druge digitalne zapise, e-poštno dokumentacijo ali druge sledi, ki lahko služijo kot dokazi za vaše finančne transakcije.
Dokumentacijo, ki je nastala v komunikaciji z davčnim organom preko eDavkov, je na eDavkih zavezancu vedno dostopna.
Uničenje poslovne dokumentacije, ki je povezana z davkom na dodano vrednostjo (DDV-jem) – kako je potem s poročanjem? Se to lahko časovno zamakne?
Navkljub izrednim razmeram, ni predvidena prestavitev roka za predložitev obračuna DDV-O. V kolikor tega zavezancu ne uspe predložiti v zakonsko določenem roku, ima ta v izogib kazenskim sankcijam na voljo dva instituta:
- predložitev obračuna DDV-O na podlagi samo-prijave v skladu z 88.c členom ZDDV-1 ali
- predložitev davčnega obračuna po izteku predpisanega roka v skladu z 52. členom ZDavP-2
Obračuna DDV na podlagi 52. člena ZDavP-2 mora davčni zavezanec obračun predložiti najpozneje v treh mesecih od dneva, ko se je iztekel rok za predložitev davčnega obračuna.
Ob tem FURS navaja, da če davčni zavezanec s podatki ne razpolaga - oziroma so le ti nepopolni, lahko predloži obračun s prilogo z navedbo, da podatki niso popolni. Vsekakor naj navede da bodo v primeru naknadne pridobitve podatkov popravki vključeni v tekoči obračun.
Drugi napotki povezani s poplavami od FURS-a
Finančna uprava je pripravila sklop navodil in priporočil za zavezance, ki so jih prizadele poplave. Te lahko najdete tej spletni strani.
Pripravil:
Rok Gros
Projekt SPOT Svetovanje je sofinanciran s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj, Ministrstva za gospodarstvo, turizem in šport ter SPIRIT, Javna agencija.