7 namigov za produktivna spletna srečanja

Vodenje spletnih srečanj z osebami z različnih lokacij je težko vodljivo. Toda če se pripravite vnaprej in spletne sestanke dobro strukturirate in moderirate ter minimizirate možnosti komunikacijskih šumov, lahko spletna srečanja postanejo ne le izredno učinkovita platforma za povezovanje deležnikov in zaposlenih vašega podjetja, temveč vam lahko pomagajo tudi prihraniti denar, na primer pri potnih stroških.

V času, ko se poslovna srečanja odvijajo virtualno, vam bo morda prišlo prav nekaj namigov za produktivna poslovna srečanja, ki so bili aprila objavljeni na portalu business.com.

1. Imejte vnaprej določen dnevni red in ga sporočite vsem udeležencem

Tudi za spletni sestanek je potreben jasen dnevni red s ključnimi temami, o katerih boste razpravljali. Vsaj 24 ur prej ga posredujte vsem vabljenim.

2. Imenujte moderatorja sestanka

Z imenovanjem moderatorja tej osebi podelite pooblastilo za vodenje sestanka. Nihče ne more govoriti brez njegovega dovoljenja, moderator pa mora poskrbeti, da so vsi osredotočeni na temo sestanka.

3. Komunikacijski sistem preverite vnaprej

Prepričajte se, da izbrana aplikacija podpira udeležbo več oseb in da je dostopna vsem udeležencem.

4. Določite časovne omejitve

Časovno omejevanje sestankov lahko znatno poveča produktivnost in vam pomaga, da udeleženci ostanejo zbrani in osredotočeni na teme srečanja.

5. Zmanjšajte moteče dejavnike

Skušajte čim bolj zmanjšati komunikacijske motnje. Udeleženci naj na primer sedijo v zaprti in dobro osvetljeni sobi z jasnim ozadjem in pri poslušanju uporabljajo slušalke.

6. Sprejmite jasne zaključke

Številna poslovna srečanja se končajo z nejasnimi obljubami in zagotovili. Skrb moderatorja mora biti, da se za vsako točko dnevnega reda sprejme zaključek ter se dogovori za izvajalca in rok izvedbe.

7. Delite zapisnik sestanka

Ko se vaše spletno srečanje zaključi, poskrbite, da bodo vsi udeleženci prejeli zapisnik sestanka z zaključki po posameznih točkah dnevnega reda.