Na zaprosilo oz. pobudo ZRS, ki se nanaša na urejanje pooblastil za delo s portalom SPOT (eVEM) z vidika računovodskih servisov, MJU-SPOT v zvezi s tem pojasnjuje:

1. Posodabljanje pooblastil ob uvajanju novih storitev in elektronskih postopkov na portalu SPOT
Avtomatično oziroma generalno pooblastilo, ki bi na portalu eVEM (SPOT) dovoljevalo pooblaščanje tudi za nove storitve oz. za vnaprej, ni omogočeno.

Razlogi za to so predvsem v tem:

• Na portalu so na voljo e-postopki različnih organov AJPES, FURS, ZZZS, ZRSZ, OZS, UE, MZ, ARSO, po novem pa tudi OBČINE in kot zadnja uvedena storitev – Oddaja obvestila o delu na domu, ki je v pristojnosti IRSD. Določitev, kdo lahko ureja posamezne postopke je tudi na strani vsebinskega skrbnika postopka – torej posameznega pristojnega organa. V tem je verjetno največja in ključna razlika od npr. e-davkov, ki funkcionalnost generalnega pooblastila omogoča.

• Med e-postopki, ki jih omogoča portal e-VEM (SPOT) so tudi postopki, ki imajo pomembne posledice za podjetje/poslovni subjekt (npr. prijava, odjava iz soc. zavarovanja, dostop do ebolniških listov), zato ni nepomembna presoja in odločitev zakonitega zastopnika komu bo podelil pooblastilo za urejanje postopkov za njegovo podjetje oz. poslovni subjekt. 

• Pooblaščanje je odvisno tudi od poslovnih procesov v podjetju/poslovnem subjektu. Zakoniti zastopnik lahko za določene postopke pooblasti osebo v računovodskem servisu, določene postopke pa izvaja oseba v kadrovski službi ali npr. ena oseba ureja obračun plač, druga ureja npr. refundacijske zahtevke,…

• Digitalno potrdilo in pravilno urejeno pooblastilo je namenjeno zagotavljanju varnega in zakonitega e-poslovanja. 

Pri tem naj poudarimo, da je pooblastilo možno urediti:

•  Elektronsko:
  Zakoniti zastopnik podjetja/poslovnega subjekta s svojim digitalnim potrdilom vstopi v portal eVEM (SPOT) in uredi pooblastilo za eno ali več oseb, ki bodo urejale posamezne ali vse postopke, ki jih omogoča portal eVEM (SPOT). Potrebuje le podatke in davčno številko osebe, ki jo pooblastil za delo v portalu eVEM (SPOT). Na tem mestu morda tudi pobuda z naše strani, da vašim strankam svetujete, da pridobijo digitalno potrdilo in bo s tem urejanje pooblastil bistveno hitreje. 
  ali
• Pisno:
  Če se pooblastilo ureja pisno se izpolnjeno in podpisano vlogo odda na katerikoli točki SPOT. 

 Lahko pa povemo še, da je tako sistem pooblaščanja, kot celoten portal SPOT v fazi prenove; v okviru prenove se bodo  pobude za izboljšave obravnavale in glede na pravne in druge vidike le-te upoštevale v novem sistemu.

2. Urejanje pooblastil na točkah SPOT

Ob uvedbi nove estoritve za IRSD je bilo vsem točkah SPOT poslano navodilo, da pri obravnavi vlog za urejanje pooblastil upoštevajo določbe ZUP, ki omogoča, da se mora vloga obravnavati, če tudi je poslana po epošti, skenu ali kopiji. V vednost vam posredujemo povezavo do novice za vse referente na točkah SPOT: http://evem.gov.si/evem/cms/news/detailEugo.evem?srcsi_cms_news_id=8002

V zvezi z obravnavno vlog za urejanje pooblastil smo dopolnili navodila na strani: http://evem.gov.si/info/pomoc-in-podpora/uporabniska-navodila-za-e-postopke-na-portalu-spot-evem/pooblascanje-oseb-za-opravljanje-postopkov-prek-portala-spot-evem/ in navodila na obrazcih za urejanje pooblastil:

• http://evem.gov.si/info/uploads/tx_printforms/Podelitev_pooblastila_eVEM.docx
• http://evem.gov.si/info/uploads/tx_printforms/Pooblascenceva_odpoved_pooblastila_eVEM.docx
• http://evem.gov.si/info/uploads/tx_printforms/Preklic_pooblastila_eVEM.docx

Prosimo pa, da pri pošiljanju vlog za urejanje pooblastil na točke SPOT upoštevate, da mora biti vloga čitljiva – torej skenirana ali v čitljivi fotografiji – vključno z vsemi podatki, ki jih vloga zahteva.

3. Obveščanje o podelitvi pooblastila

Če so na vlogi navedeni kontaktni podatki osebe, ki pooblašča in osebe, ki je pooblaščena – po vnosu pooblastila v sistem,  oba na vpisan elektronski naslov dobita obvestilo o ureditvi pooblastila.