Datum: 21.06.2022
Številka: 07120-1/2022/218
Kategorije: Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali ima delodajalec v javnem sektorju pravno podlago, da lahko zaprosi za svojega delojemalca drugega delodajalca v javnem sektorju, kjer je bil delojemalec v preteklosti tudi zaposlen, ali je v preteklosti ta delojemalec že prejel posamezno jubilejno nagrado. Dodatno nam z navedbo relevantne zakonodaje na tem področju pojasnjujete, da zakonodaja določa, da javnemu uslužbencu pripada jubilejna nagrada le v primeru, če je za posamezni jubilej še ni prejel v javnem sektorju in pri tem poudarjate, da je informacija, ali je delojemalec že prejel posamezno jubilejno nagrado bistvena pri odločitvi delodajalca.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali pa če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
2. V kolikor je podatek o že prejeti jubilejni nagradi za delavca relevanten za ugotavljanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja delavca, potem je po mnenju IP delodajalec vsekakor do tovrstnega podatka opravičen (npr. tako, da ga pridobiti neposredno od delavca).
3. Delavec vsekakor lahko zahteva potrdilo od prejšnjega delodajalca, o tem, da je/ni prejel jubilejne nagrade ter vam tovrstno potrdilo priloži.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da so za ugotavljanje zakonitosti obdelav osebnih podatkov v delovnih razmerjih v javnem sektorju poleg Splošne uredbe o varstvu podatkov ter ZVOP-1 bistvene določbe ZDR-1[1], ZSPJS[2], ZEPDSV[3], ZDU-1[4], ZJU[5] ter konkretnem primeru še veljavne kolektivne pogodbe[6]. Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za posredovanje osebnih podatkov) mora namreč obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov (v vašem primeru UE), ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. IP namreč v okviru zadevnega mnenja ne more in niti ne sme namesto upravljavca izbirati oz. presojati ustreznosti izbrane pravne podlage, temveč bi to presojo lahko izvedel izključno v okviru inšpekcijskega nadzora. V nadaljevanju vam zato posredujemo le nekaj splošnih pojasnil v zvezi z vašim vprašanjem.

IP-u izrecna podlaga, ki bi delodajalcu dovoljevala posredovanje podatka o prejemu jubilejne nagrade za delavca drugemu delodajalcu, ni poznana.  Skladno s tem pa upoštevaje zgoraj navedeno lahko delodajalec glede na prvi odstavek 48. člena ZDR-1, osebne podatke delavcev zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V kolikor je torej podatek o že prejeti jubilejni nagradi za delavca relevanten za ugotavljanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja delavca, potem je po mnenju IP delodajalec vsekakor do tovrstnega podatka opravičen (npr. tako, da ga pridobiti neposredno od delavca). Delavec vsekakor lahko zahteva potrdilo od prejšnjega delodajalca, o tem, da je/ni prejel jubilejne nagrade ter vam tovrstno potrdilo priloži. IP pri tem ni pristojen presojati vprašanje, na kakšen način lahko delodajalec še pridobi podatek o prejeti jubilejni nagradi za delavca (npr. s posredovanjem podatka s strani bivšega delodajalca). 

V zvezi s tem sklepno še poudarjamo, da morajo upravljavci pri vsaki obdelavi osebnih podatkov, slediti načelu najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki, ki jih obdelujejo ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (člen 5 (1) (c) Splošne uredbe).

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:                                                                                                                                  

Grega Rudolf,
asistent svetovalca pri IP          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka

 

[1] Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami)

[2] Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09, s spremembami in dopolnitvami)

[3] Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06)

[4] Zakon o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05, s spremembami in dopolnitvami)

[5] Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07, s spremembami in dopolnitvami)

[6] Kolektivna pogodba za javni sektor (Uradni list RS, št. 57/08, s spremembami in dopolnitvami) in Kolektivna pogodba za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 18/91-I, s spremembami in dopolnitvami)

 

Vir: Informacijski pooblaščenec >>