Datum: 24.11.2022
Številka: 07121-1/2022/1276
Kategorije: Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede hrambe dokumentacije, povezane z obračunom plač.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Podatki o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca, se vodijo v okviru evidence stroškov dela.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka.

IP uvodoma pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v zvezi s hrambo osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Navedeno je treba razlagati skupaj s (c) točko prvega odstavka 5. člena (načelo najmanjšega obsega podatkov), ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Rok hrambe je torej odvisen od namena obdelave. Ko se namen izpolni, takrat hramba podatkov ni več dopustna, če ni za to druge izrecne zakonske podlage.

IP nadalje pojasnjuje, da je, čeprav ZVOP-1 sicer razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPS-1) in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). ZDR-1 v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga (preveriti je torej treba vse predpise, ki bi lahko zahtevali nadaljnjo hrambo podatkov npr. ZVDAGA, računovodske predpise), takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06) v 12. členu določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jih vodi delodajalec, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa ter evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Podrobnejša vsebina posamezne evidence je opredeljena v členih 13 – 21 ZEPDSV. Glede hranjenja listin, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih obdeluje delodajalec, IP opozarja na tretji odstavek 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identično določbo, ki se nanaša na evidenco o stroških dela (podatki o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca, se vodijo v okviru te evidence), vsebuje tudi drugi odstavek 17. člena ZEPDSV, ki določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega.

ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, ki jih ureja ZEPDSV. Listine, ki vsebujejo osebne podatke, ki se na podlagi zgoraj navedene določbe ZEPDSV vpisujejo v evidenco stroškov dela, se torej po mnenju IP že na podlagi drugega odstavka 17. člena ZEPDSV hranijo v personalni mapi zaposlenega. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja).

IP pojasnjuje tudi, da tega, ali dokumentacija, ki jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje, spada v evidenco stroškov dela oziroma katero od kategorij podatkov, povezanih z obveznostjo glede hrambe podatkov, ki jih določa ZEPDSV, IP ne more presojati. V skladu z 22. členom ZEPDSV nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela. To je Inšpektorat RS za delo.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru nezavezujočega mnenja konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, ob tem pa pojasnjuje tudi, da je dolžnost vsakega upravljavca, da presodi, kdaj je namen obdelave osebnih podatkov izpolnjen oziroma ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov, v zvezi z obveznostmi hrambe po računovodskih predpisih ali glede na obveznosti hrambe dokumentacije iz posameznih projektov ipd.). Ob tem je treba upoštevati zakonske roke hrambe in zgoraj opisano splošno načelo omejitve shranjevanja iz 5.1(e) člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP priporoča, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve.

Dodatna pojasnila boste našli tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (od strani 32 naprej), ki se nahajajo na povezavi:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf

 

Vir: Informacijski pooblaščenec >>